Krististudio.ru

Онлайн образование
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Тайм менеджмент статьи

Тайм менеджмент статьи

Управление временем (тайм-менеджмент) – технология грамотного распределения временных ресурсов и повышения эффективности их использования, представляющая собой определенный набор способов и методов, направленный на сокращение временных затрат на выполнение каких-либо дел без потери качества.

Объектом тайм-менеджмента является человек (руководитель, менеджер, сотрудник) и его личностные и профессиональные качества, влияющие на временные затраты при выполнении им тех или иных дел. Главной целью тайм-менеджмента является расстановка приоритетов среди стоящих перед человеком задач и выполнение в первую очередь наиболее важных из них [4].

Считается, что планирование своего времени и управление им — личное дело каждого. Однако способность сотрудника укладываться в сроки, расставлять приоритеты и грамотно распределять рабочую нагрузку — это залог не только личной успешности, но и эффективной деятельности предприятия.

Тайм-менеджмент — это новое направление в управленческой сфере, способ сделать организацию конкурентоспособной, создав при этом сотрудникам более комфортные условия труда, что, в свою очередь, повышает их мотивацию [1].

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов.

Дефицит рабочего времени – нехватка временного ресурса, вызванная неправильной организацией работником своей деятельности, либо неграмотной организацией деятельности руководством, что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т.д. что в конечном итоге существенно влияет на эффективность работы всего предприятия.

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего, нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу — ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу.

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

2. Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых задач.

3. Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.

4. Большой поток рутинных дел, работа над которыми занимает много времени.

5. “Воры времени” — непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее крупные воры времени — это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

6. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.

Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:

— была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов);

— были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и учесть их в будущей работе);

— было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации);

— был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя [2]

Существует множество рекомендаций по эффективному управлению временем и умению его контролировать. Руководству предприятия необходимо акцентировать свое внимание на следующих методах управления:

1) Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп». Этот метод охватывает пять стадий:

• Оценка продолжительности действий;

• Резервирование времени (в соотношении 60:40);

• Принятие решений по приоритетам и перепоручениям;

• Контроль учета выполненного.

Очерёдность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Парето (в соотношении 80:20). Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени специалиста: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата.

Читать еще:  Менеджмент продукта это

2) Установление приоритетов с помощью анализа ABC. Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трёх закономерностях:

• Наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается специалист. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;

• Важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;

• Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.

Для использования ABC анализа необходимо следовать следующим правилам:

• составить список всех будущих задач;

• систематизировать их по важности и установить очередность;

• пронумеровать эти задачи;

• оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

• задачи категории А (15 % ) решает первый руководитель;

• задачи категории B (20 %) подлежат перепоручению;

• задачи категории C в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.

3) Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы (рисунок 1):

• срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер;

• срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам;

• менее срочные (важные) задачи. Менеджеру необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;

• менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам.

Рисунок 1 – Матрица Эйзенхауэра

Для компаний является важным, чтобы сотрудник умел планировать и организовывать свое время, успевал выполнять объем работ (выполнение услуг) за меньшее количество затрат рабочего времени, чем среднестатистический сотрудник. Для решения данной задачи перед организациями стоит вопрос управления временем. Таким образом, одним из важных направлений эффективности использования рабочим временем является система тайм-менеджмент, которая включает в себя комплекс методик и технологий управления временем. Данный метод позволяет:

• найти резервы времени для решения новых задач;

• выполнять все задачи в срок;

• упорядочить и формализовать свою рабочую деятельность;

• перевести работу и организацию времени на качественно новый уровень;

• анализировать ежедневный распорядок своих дел и принимать меры по его оптимизации;

• избавиться от неэффективных в плане использования времени видов деятельности;

• рационально планировать время, благодаря чему самые важные дела будут выполняться в наиболее подходящие часы и требуемые сроки [3].

Таким образом, можно сделать вывод, что современная рыночная экономика предполагает рациональное использование всех имеющихся ресурсов (природных, финансовых и трудовых). И в данных условиях компаниям необходимо анализировать возможности тайм — менеджмента в области эффективного использования рабочего времени.

Немаловажным является то, что следует обращать внимание на необходимость выделения среди всех задач приоритетные, то есть те, которые необходимо выполнить в первую очередь. Также при постановке и распределении задач по типам должна осуществляться ориентация на результат, который должен быть получен в результате решения задачи.

Тайм-менеджмент: управление временем

Тайм-менеджмент становится все более и более популярным инструментом организации своего личного, рабочего и корпоративного времени. Он включается в себя ряд техник и инструментов, позволяющих заставить неосязаемый ресурс времени работать на себя и достигать вполне конкретных результатов. Грамотная настройка ТМ-системы значительно упрощает рабочий процесс и делает его эффективнее, к тому же высвобождается значительный ресурс времени, который раньше тратился неорганизованно, а следовательно неэффективно.

Необходимость освоить основы тайм-менеджмента очевидна для всех людей, работающих с большими объемами информации и взаимодействующих с большим количеством людей. Безусловно, к такой категории людей относятся бухгалтеры, через которых идет постоянный поток информации и которые не могут позволить себе ошибиться в море бумаг и цифр. Следует сразу сказать, что тайм-менеджмент имеет мало общего с определением «искусство все успевать», «делать больше дел за наименьшее количество времени». Наши ежедневные дела, как правило, бесконечны, и то, что мы не успеваем сделать сегодня, переносится на завтра. Поэтому тайм-менджмент учит прежде всего тратить время на главное, на приоритетное, учит эффективно организовывать свое время в соответствии с вашими целями.

Планируем рабочий день.

По статистике примерно 95% людей живут в режиме одного дня, не задумываясь о том, к чему и куда ведет их деятельность. Повседневная «текучка» поглощает настолько, что думать о перспективе совсем нет сил, желания и времени. Поэтому просто необходимо организовать свой рабочий день и процесс таким образом, чтобы работа оставляла силы на отдых, личные интересы и другие вещи. В тайм-менеджменте есть ряд проверенных техник, которые позволяют сделать это без особых усилий и которые дают ощутимый результат при минимальных вложениях.

Первое, с чего нужно начать, это разбить все ежедневные задачи на категории. Таких категорий существует три: «жесткие» задачи, «гибкие» и «бюджетируемые». «Жесткие» задачи имеют конкретную, жесткую, привязку ко времени. К таким типам задач могут относиться встречи, совещания, корпоративные сессии, разного рода занятия, обеды и так далее. В планировщиках обычно рядом с таким типом задач мы ставим время. Например, 10.30 – совещание у начальника, 13.00 – обед, 14.40 – звонок клиенту (он попросил позвонить в это время), 19.20 – футбол по второй программе.

Читать еще:  Где учиться на бренд менеджера

«Гибкие» же задачи не имеют такой жесткой привязки ко времени, их можно выполнить в любое удобное для вас время. Но это совершенно не значит, что они не имеют срока исполнения или что они не важны. Такого рода задачи практически всегда имеют срок исполнения и ту или иную степень важности. Например, начальник дал вам указание предоставить отчет за прошедшую неделю к обеду во вторник. Задача не имеет жесткой временной привязки в том плане, что выполнять вы ее можете и в понедельник утром, и в понедельник вечером, и ночью, и хоть во вторник за завтраком. Большинство наших повседневных задач относятся именно к этой категории, поэтому особенно важно уметь работать с ними, организовывать в удобную систему и расставлять приоритеты.

Последний тип задач – «бюджетируемые» задачи – является разновидностью «гибких». Основное отличие в том, что эти задачи требуют значительного временного ресурса. Например, такие «гибкие» дела, как «передать документы Марине», «позвонить в компанию Гига», «купить продуктов для фруктового салата», не требуют значительных временных затрат. А вот для того, чтобы написать тот же отчет для начальника или подготовить презентацию, вам, вероятно, понадобится больше времени. Мы рекомендуем относить задачу к категории «бюджетируемые» в том случае, если она занимает от часа и больше.

Итак, когда все наши задачи мы отнесли к той или иной категории, нужно организовать их в удобную и понятную систему. Для этого мы берем страницу нашего ежедневника (в том случае, если вы пользуетесь бумажным планировщиком) и делим ее пополам. Слева вдоль линейки со временем мы пишем «жесткие» задачи, а так же в пробелы между ними – «бюджетируемые». Конечно, время для «бюджетируемых» задач будет несколько относительным, так как планы могут меняться и могут случаться неожиданные обстоятельства, но «жесткие» задачи, как правило, не меняются и образуют собой скелет дня. А справа мы выписываем «гибкие» задачи в порядке приоритетности и выполняем их в промежутках между «жесткими» задачами. Таким образом, получается примерно следующая картина:

Методы и системы управления временем

Рубрика: Экономика и управление

Дата публикации: 02.06.2016 2016-06-02

Статья просмотрена: 228 раз

Библиографическое описание:

Дмитриевская, В. А. Методы и системы управления временем / В. А. Дмитриевская, М. Н. Гигаури. — Текст : непосредственный, электронный // Молодой ученый. — 2016. — № 11 (115). — С. 712-714. — URL: https://moluch.ru/archive/115/31016/ (дата обращения: 11.04.2020).

Сейчас попробуем дать практические советы, инструменты и навыки, для того чтобы вы смогли улучшить управление вашим временем. Тайм-менеджмент начинается с решения измениться. Управление временем, основным должно быть то, как вы фокусируетесь на действии. Вы можете обучать других, а можете улучшить свое собственное управление временем посредством более эффективного планирования; приоритетов; делегировании; контроля среды; понимания самого себя, вы должны определить, что вы будете менять в ваших привычках, отношениях к тем или иным процессам.

Люди, которые говорят, что у них нет времени, они попросту не планируют, или не в состоянии защитить запланированное время. Если вы планируете, что делать и когда, а затем придерживаетесь этого, то у вас будет достаточно времени для выполнения всего намеченного.

Техники управления временем, инструменты и методы по управлению вашим временем.

Сейчас рассмотрим основное правило, которое поможет изменить управление вашим временем, оно вам поможет измениться больше, чем какое-то ни было другое. Если вы являетесь рабом системы вашей электронной почты, и особенно, если ваш компьютер настроен, чтобы уведомлять вас сразу после получения любой входящей электронной почты, то я настоятельно рекомендую вам сделать это простое изменение — это позволит значительно улучшить свой контроль над вашим временем. Выключите всплывающее окно или шум, который уведомляет вас, что у вас вам пришло сообщение. Для многих людей это является самым большим препятствием для успешного управления временем. Установите новую привычку проверять свою электронную почту в определенное время в тот же день, когда это имеет смысл для вас и бизнеса, чтобы сделать это — скажем, во-первых, когда вы садитесь за стол или начинаете работу, второй раз перед обедом. Вы должны решить, когда вы будете просматривать вашу электронную почту. Если ваша организация имеет политику, которая настаивает на том, чтоб вы постоянно прерывались для того, чтобы просмотреть входящие сообщения электронной почты, данная проблема является тормозом эффективности производительности труда на предприятиях в современном мире.

Будьте готовы внести радикальные изменения. Будьте изобретательны, чтобы найти и ввести различные способы ведения дел. Ваши собственные привычки будут кидать вам вызов, но именно это позволит вам диктовать самому себе, как грамотно распределять время, и уже никто не сможет вам диктовать, как правильно вы должны его использовать. Принцип Парето является простым способом для отправной точки оценки, куда вам в данный момент необходимо направить свое время, и для определения того, где ваше время может быть лучше использовано.

Вам необходимо думать о том, как вы в настоящее время проводите свое время. Если вы не знаете, то вам необходимо вести журнал времени в течение дня или двух. Запишите все, что вы делаете в течение этого времени, а потом посмотрите и проанализируйте, куда именно вы попусту потратили драгоценные минуты. Вы будете поражены тем, сколько времени вы были бы в рабочем состоянии, сколько дел вы смогли бы совершить, если бы не тратили это время на постоянные перерывы и на пустые разговоры.

Читать еще:  Таск менеджер бесплатный

Просмотрите свои действия с точки зрения ваших краткосрочных и долгосрочных целей, и соответствующим образом расставьте приоритеты вашей деятельности. В частности, планируйте время на подготовку и творческое мышление в своем дневнике, потому что вы нуждаетесь в этом. Если вы не планируете, вы никогда не будете делать это.

Используйте дневник, и планировщик для определения, когда и что вам необходимо делать, периодически просматривайте его, и попытайтесь придерживаться его.

Если вы подвержены различным требованиям и просьбам от других в вашей организации, и должны перестраивать свои ожидания относительно вашей доступности и их претензиям на ваше время, вы должны создать еженедельный график, показывающий ваши запланированные мероприятия и временные интервалы для всего, что вы делаете. Это жизненно важный инструмент, помогающий вам объяснить и обосновать другим, почему вы должны уделять первостепенное внимание себе.

Управление временем, пример расписания задач и деятельности.

Используйте простой еженедельный планировщик для управления и защиты ваших запланированных мероприятий. Вы будете управлять своим временем, управляя деятельностью — это означает, что вы защищаете временных интервалов, которые вы планируете для ваших задач. Тайм-менеджмент в основном зависит от деятельности по планированию на временных интервалы, а затем защита вашей деятельности, будь то от других людей или своих собственных отвлекающих факторов.

Другие советы по управлению временем.

Когда вы сталкиваетесь с множеством задач, которые стоят перед вами, то вам необходимо составить список того, что вам нужно сделать, более того, вам необходимы временные конкретный срок к которому вы должны сделать все намеченное. После этого вы должны выполнять все задачи определенно по пунктам только один раз. Не при каких обстоятельствах начинать работу несколько раз.

Будьте абсолютно уверены в том, что вы отвели достаточно времени для выполнения той иной. Когда вы наглядно увидите, сколько и на что вы его тратите, вы заметите сколько драгоценного времени тратится впустую. Возьмите это под контроль. Если у вас есть еженедельный график вашей деятельности вы будете иметь возможность контролировать время, отведенное для ваших задач.

Вам необходимо обустроить вашу среду, макеты, ИТ-оборудования и т. д., и для повышения эффективности вашей деятельности. Держите ваше рабочее место в порядке, а именно: документы, храните их в папках, не устраивайте хаос.

Научитесь говорить «нет», вежливо и конструктивно. Будьте осторожны в принятии важных решений. Если вам трудно сказать «Нет», вы можете объяснить это с помощью бизнес-причины, чтобы оправдать свою позицию, например: «Я понимаю, что это актуально для вас, но у меня есть другие приоритеты, мне нужно думать прежде всего о процветании моего бизнеса — я предпочел бы согласовать реалистичный срок с вами, чем тот, за который мне будет сложно нести ответственность». И показать людям свой график, который обосновывает и доказывает, как именно вы расставили приоритеты.

Время подготовки кадров по управлению.

Особенно хорошие меры по совершенствованию управления временем может быть достигнуто с небольшими группами — содержащих коллег из одной рабочей группы. Малые размеры групп и коротких сессий, до двух часов каждый, позволяют достигнуть хорошего эффекта именно практической направленности, которая ориентирована на конкретные результаты. За две недели сеансы позволяют последующей определить последующих действий и выявить какие-то изменения.

Это займет некоторое время, для того чтобы изменить управление временем — на постоянной последующей деятельности это будет критически. Делегаты помогают групповой дискуссии по вопросам управления временем, причины и личные трудности в осуществлении изменений и контроля, что также позволяет тренеру определить практические улучшения.

Тренинг по управлению временем работает, когда люди могут исследовать и разрабатывать решения для своих практических вопросов — выявлять проблемы, разрабатывать различные решения, соглашаются на перемены, а также организовывают поддержку (внутри команды, а также и от менеджеров).

Еженедельный график вашей деятельности — образец инструмента управления временем.

Вам необходимо правильно распределять ваше время, в этом хорошим помощником выступает еженедельный график, который помогает планировать время, для того чтобы постоянно уметь контролировать ситуацию, а главное для того, чтобы все запланированные дела были завершены в срок.

Вы будете знать, сколько времени те потратить для непредвиденных ситуаций, поэтому планируйте временные интервалы, чтобы приспособить их. Планирование временных интервалов, для того чтобы проверить электронную почту и почту, но не затягивайте с этим делом надолго. План и график — необходимые вещи в планировании, именно благодаря им вы сможете убить двух зайцев. Подумайте о том, как лучше всего использовать обеденное время — и ни в коем случае вы не должны продолжать работать, возьмите перерыв, а потом поработайте как следует. После того как вы создали свой первый еженедельный график активности, вам будет легко в дальнейшем, поскольку многие пункты будут повторяться. Вы также заметите, что ежемесячны тоже. Чем выше ваша роль, тем больше вам необходимо нужно планировать.

  1. Максимальная концентрация. Люси Джо Палладино.
  2. Легкий способ перестать откладывать дела на потом. Нейл Фьоре.
  3. Результативный тайм-менеджмент. Б.Трейси.
  4. Тайм-драйв. Как успеть жить и работать. Г.Архангельский.
  5. Жесткий тайм-менеджмент: возьми свою жизнь под контроль. Д.Кеннеди.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector