Krististudio.ru

Онлайн образование
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Тайм менеджмент советы

Тайм-менеджмент: 21 совет как эффективно управлять своим временем

«Не говорите, что у вас не достаточно времени. У вас его ровно столько же, сколько было у Хелен Келлер, у Пастера, Микеланджело, Матери Терезы, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона и Альберта Эйнштейна», — Джексон Браун-младший.

Многие наши современники стремятся к гипер-продуктивности.

Наверняка, вы знаете людей, которые снуют от задачи к задаче, постоянно проверяют электронную почту, что-то организовывают, куда-то звонят, выполняют поручения и т.д.

Люди, которые это делают, часто разделяют мнение, что «быть постоянно занятым» означает, что вы упорно трудитесь и становитесь все более успешным.

Такое убеждение может быть справедливо лишь до определенной степени, и оно часто приводит к бессмысленной «производительности», то есть к постоянной потребности что-то делать и к склонности тратить время на мелкие задачи. Но лучше применить другой подход.

Работать надо умнее, а не усерднее

Старая пословица гласит, что работать надо умнее, а не усерднее. Это утверждение следует брать за основу при подходе к работе любого рода.

Вместо роботизированного подхода к решению задач, необходимо задаться вопросом, что можно сделать более рационально или вовсе исключить из списка намеченных дел.

Эффективно управляя своим временем, вы не задаетесь вопросом, как можно выполнить больше задач за день, а стараетесь упростить и ускорить процесс, чтобы избежать перенапряжения.

Речь идет о высвобождении места в вашей жизни для отдыха и приятного времяпрепровождения.

В сутках действительно достаточное количество часов, чтобы заняться всем, чего бы вы хотели, но это время нужно выявить.

21 совет по управлению временем

Мы надеемся, что этот список из 21 совета подтолкнет вас в правильном направлении.

Помните о том, что есть бесчисленные фишки и уловки, чтобы эффективно планировать свое время. Мы находим эти советы полезными, хотя у вас может быть свое мнение по этому поводу.

Пусть этот список послужит катализатором, чтобы вы регулярно думали о том, как повысить результативность собственного труда.

1. Главное внимание главным вещам.

Самые важные задачи выполняйте в первую очередь. Это золотое правило тайм-менеджмента. Ежедневно определяйте два-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь.

Как только вы их завершите, день уже можно считать успешным. Переходите к другим вещам или отложите остальное не следующий день, ведь самые важные дела вы уже совершили.

2. Научитесь говорить «нет».

Решение большого количества задач за ограниченное временя может научить вас жонглировать различными проектами и управлять своим временем. И это превосходно.

Но здесь легко можно увлечься и не рассчитать свои возможности. Ваша цель состоит в том, чтобы взвалить на себя лишь те обязательства, на которые вы точно знаете, что у вас есть время, и вы с ними справитесь.

3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов.

Некоторые люди думают, что жертвовать сном это хороший способ увеличить производительность и высвободить пару дополнительных часов в сутках. Но это не тот случай.

Большинство из нас нуждаются в 7-8 часах сна, чтобы и тело, и разум функционировали оптимально. Вы это почувствуете, прислушайтесь к своему организму. Не стоит недооценивать значение сна.

4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче.

Закройте все остальные окна браузера. Положите телефон в беззвучном режиме вне поля зрения. Найдите себе тихое укромное место для работы или включите музыку, если она вам помогает (мне, например, иногда нравится слушать классическую музыку или звуки природы).

Сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, погрузитесь в нее. Ничто другое не должно существовать в этот момент.

5. Начните раньше.

Почти все из нас страдают синдромом «откладывания на потом». Кажется, задача настолько простая, что вы всегда успеете ее выполнить и в конечном итоге затягиваете время.

Избавляйтесь от хронической прокрастинации, так как гораздо приятнее избежать перенапряжения, заранее выполнив запланированные дела. Это не так сложно, достаточно вашей твердой решимости.

6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали.

Мы часто затягиваем проекты, слишком долго зацикливаясь на мелких деталях. Это характерно для перфекционистов.

Но гораздо эффективнее продвигаться вперед, выполнить больший объем проекта, отбросив прежнее желание во что-то постоянно углубляться. Лучше поскорее все выполнить, а по завершении пересмотреть отдельные моменты.

7. Превращайте в привычку регулярные задачи.

Если у вас есть регулярные обязанности, (например, написание статей для собственного блога и т.д.) вы можете их планировать и сделать своей привычкой. Делайте это ежедневно и не меняйте распорядка, тогда ваш мозг дисциплинируется и занятие превратится в привычку. Оно становится вполне естественным и приятным. Попробуйте!

8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры.

Время, проведенное в соцсетях, за играми или просмотром телевизора может и должно подвергаться контролю. Попробуйте определить для себя количество часов, проведенных за перечисленными занятиями. Как правило, они отвлекают вас гораздо больше, чем вы хотели бы.

9. Определяйте временной лимит для каждой задачи.

Вместо того, чтобы просто сидеть над проектом с мыслью: «я просижу здесь, пока все не выполню», попробуйте перефразировать: «я поработаю над этим заданием три часа».

Ограниченность во время подтолкнет вас к сосредоточенности и большей эффективности, даже если немного позже вы вернетесь и доработаете.

10. Оставляйте временной зазор между задачами.

Когда мы несемся от задачи к задаче, нам сложно оценивать свои действия и оставаться сосредоточенными и мотивированными.

Перерыв между делами может стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Вы можете недолго прогуляться, помедитировать или сделайте что-нибудь другое для умственной разгрузки.

11. Не думайте о тотальности списка ваших дел.

Один из самых надежных способов сокрушить себя, это подумать о громадности списка дел. Сколько бы вы о нем ни думали, короче он не станет.

В конкретный момент времени необходимо сосредоточиться на одном деле. Это одна-единственная задача. Выполняйте все поэтапно. Сохраняйте спокойствие.

12. Физические упражнения и питание.

Многочисленные исследования связывают производительность труда со здоровым образом жизни. Достаточное количество сна, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергетического заряда, очищают разум и позволяют вам легче сосредоточиться.

13. Делайте меньше.

«Делайте меньше» это еще один способ сказать «делайте то, что важнее всего». Такая тактика опять-таки подразумевает сосредоточение на наиболее значимых вещах.

Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.

14. Используйте выходные, но не переусердствуйте.

Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.

15. Систематизируйте процесс.

Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.

Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.

16. Заполняйте свободное время.

Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.
Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.

17. Изолируйтесь.

Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.

18. Придерживайтесь плана действий.

Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!

Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.

19. Связанные задачи выполняйте вместе.

Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.

Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.

20. Находите время для тишины.

В современном мире слишком многие люди постоянно находятся в движении и не находят времени, чтобы просто остановиться. Тем не менее, практика тишины обладает удивительным эффектом. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.

Состояние покоя и тишины уменьшает беспокойство и показывает, что нет никакой необходимости в постоянной спешке. Это также помогает сделать работу более приятной.

21. Исключайте несущественное.

Косвенно мы уже касались этого аспекта, но это один из самых полезных советов, который вы можете для себя почерпнуть.

Наша жизнь перезаполнена. Когда мы определяем лишнее и избавляемся от него, то нам становимся ясно, что наиболее значимо и больше всего заслуживает нашего времени.

И последний совет (очень важный)

Отметим еще один совет. Если вы что-нибудь запомните из этого списка, то пусть это будет следующее:
Целью всегда должно быть удовольствие. Работа может быть игрой.

Мы настолько погружены в занятость, что забываем наслаждаться тем, что делаем. Даже когда мы подходим к работе с умом, часто мы слишком сосредоточены на достижении цели.

Это никогда не должно быть на первом месте. Всегда спрашивайте себя: что я могу сделать, чтобы получить больше удовольствия от процесса?

Цель состоит в таком упорядочивании своих обязательств, чтобы ваша повседневная жизнь протекала в удовольствии, даже когда вы работаете.

Это может показаться несбыточной мечтой, но в современном мире это реальнее чем когда-либо. Будьте любознательны и открыты для новых возможностей. Познавайте себя.

С вами начнут происходить замечательные вещи. Мы желаем вам удачи и реализации этих советов!

Как успевать все: 7 простых советов по тайм-менеджменту

В области времени нет миллионеров.
Глеб Архангельский

Пора отпусков уже началась. Как успеть сделать все дела до отпуска и отдыхать с чистой совестью? Сегодня расскажем о методиках управления временем – тайм-менеджменте.

• Кто заинтересован в тайм-менеджменте
• Простые советы по ежедневному планированию
• Что почитать о тайм-менеджменте
• Какие перспективы у тайм-менеджмента в будущем

Время — один самых ценных ресурсов человека. Раньше нехватка времени была привилегией царей и министров, с ускорением ритма жизни многие работающие люди вынуждены учиться тайм-менеджменту.

Кому нужен тайм-менеджмент
Тому, кто нацелен на эффективную деятельность и получение результата. Кто не может просто прийти на работу или учебу, «отсидеть» или «отбарабанить» свои 8 часов и уйти домой отдыхать, то есть, всем активным людям:
✔ руководителям и деловым людям, которые строят карьеру или свое дело
✔ фрилансерам
✔ специалистам, совмещающим проекты, несколько работ или работу с учебой
✔ родителям, которые воспитывают детей без бабушек и нянь
✔ студентам
✔ школьникам

Научиться управлять своим временем — это значит:
✔ не опаздывать на встречи,
✔ все успевать к дедлайну,
✔ не отвлекаться на социальные сети и кофе, пока не доделана задача,
✔ совмещать работу и жизнь.

Научиться личному тайм-менеджменту нужно не для того, чтобы делать много-много дел, а чтобы жизнь стала организованнее и оставалось больше времени на отдых.

Простые советы по тайм-менеджменту для начинающих
Секрет управления времени в правильном планировании и расставлении приоритетов.

  • Ваши главные помощники в управлении временем — это карандаш и блокнот, они помогают перенести задачи и дела из головы на бумагу и посмотреть на них со стороны. Структурировать дела на бумаге проще, чем в голове. И, конечно, блокнот помогает не забыть, что вам нужно сделать. Вместо бумаги вы можете использовать любые виды онлайн-планировщиков и заметок.
  • Планируйте и отчеркивайте. Напишите вечером список обязательных дел назавтра с примерным временем выполнения, распределите их по приоритетности, проведите жирную черту под ним. Список закрыт. Если завтра появится новое дело, в 99% случаев оно может подождать. Не кидайтесь на новую задачу сразу же, это навредит выполнению текущих.
  • Фиксируйте все, что делаете в течение дня. Если дело сделано, радостно зачеркните его. Если вы поговорили по телефону — тоже запишите в ваш блокнот с указанием, сколько времени вы потратили на разговор. Если вы работаете дома и отвлеклись от работы на приготовление обеда, внесите готовку в список сделанных дел. В конце недели вы сможете подсчитать временные затраты на разные виды деятельности. Вы ясно увидите, есть ли ненужные дела, которые воруют ваше время. Другая полезная сторона «тотальной фиксации»: если вам кажется, что вы ничего не сделали за сегодня, в списке зафиксированных дел обязательно найдутся полезные, за которые можно себя похвалить.
  • Исключайте многозадачность. Переключение с дела на дело, с проекта на проект требует времени и снижает ваш КПД, поэтому, если задач много, лучше их выполнять последовательно.
  • Не отвлекайтесь на соцсети и телефон. Используйте соцсети, почту и телефон только для работы/учебы, а не «зависания». Выключите звук у уведомлений на телефоне, а по возможности на период выполнения задачи отключите их вообще.
  • «Ешьте лягушку на завтрак». Звучит по-французски, а это известная техника тайм-менеджмента – делать самое неприятное дело с утра. При регулярном «поедании утренних лягушек» количество откладываемых дел резко сокращается, а настроение улучшается. Марк Твен: Съедайте лягушку каждое утро и остаток дня будет чудесным, поскольку ничего худшего с вами уже не случится.
  • Напомни, пожалуйста, позже. Есть хороший способ избавиться от неприоритетных задач, которые поступают в течение дня: «Сейчас я не могу решить этот вопрос, но напомни мне об этом позже». Попробуйте говорить эту фразу окружающим, которые просят о чем-то в течение дня. Удивительно, но факт: большинство таких дел растворятся сами собой, потому что они не так важны и люди сами забудут о них.
Читать еще:  Тайм менеджмент что такое

Книги по управлению временем
Если вы решили серьезно изучить вопрос тайм-менеджмента, хотите улучшить свою производительность, найти время для законного отдыха, то познакомьтесь с нашей подборкой классических книг по управлению временем.

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Дэвид Аллен, известный теоретик личной эффективности, разработал теорию GTD – «Getting things done». Главная идея системы – доводить до конца те дела, которые действительно важны, а остальное время посвящать любимым занятиям. Как утверждает Дэвид Аллен, система GTD может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании в зависимости от ее применения.

Глеб Архангельский «Тайм-драйв: как успевать жить и работать». Одна из самых продаваемых и известных книг по управлению временем в России. Ее ценность в хорошем обобщении материала и мотивации в сочетании с российскими реалиями.

Брайан Трейси «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь. 21 метод повышения личной эффективности». Подробное описание того, как «есть лягушек на завтрак». А что делать, если ваша «лягушка» – это целый «слон»? Тогда делите на небольшие «бифштексы».

Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть». Очень воодушевляющая книга, но и крайне спорная. Автора иногда называют шарлатаном, потому что не все биографические факты, которые он описывает в книге, кажутся реальными. Тем не менее, книга помогает расставить жизненные приоритеты и начать тратить время на достижение действительно важных для вас целей.

Дэн С. Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль». Книга поможет бизнесменам и индивидуальным предпринимателям повысить эффективность бизнеса. Она учит определять цену собственного времени, избегать хроновампиров и говорить твердое «Нет» на те задачи, которые не нужно решать.

Книги предлагают методики повышения личной эффективности и иногда вступают в противоречие друг с другом, поэтому прежде, чем делать одну из них настольной книгой и руководством к действию, познакомьтесь с разными подходами к тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент сейчас и в будущем
Нефть, золото, время – исчерпаемые ресурсы, а в будущем дела с ними будут обстоять еще хуже. У завтрашних специалистов ритм жизни станет еще быстрее, поэтому основам тайм-менеджмента необходимо учиться еще в школе.
Для школьников мы разработали тренинг «Управление временем», на котором можно получить много теории и еще больше практики по личному тайм-менеджменту. Как повысить эффективность в учебе? Как сократить время, потраченное на уроки? Как успевать учиться в школе, секциях и кружках и при этом полноценно отдыхать?
Экономьте время, чтобы иметь возможность потратить его на любимые дела и своих близких.

Автор: Ольга Биккулова, специалист ЦТР «Гуманитарные технологии»

Если вы хотите получать свежие статьи по вопросам карьеры, информацию о бесплатных событиях и акциях Центра, подпишитесь на нашу рассылку.

Г ением тайм-менеджмента лично я считаю свою знакомую, которая умудрилась родить дочь аккурат в день своего рождения, вдвое снизив таким образом трату денег и времени на празднования. О таких высотах я и не мечтал, но и сидеть сложа руки больше невозможно: вот уже который год я чувствую, что всюду опаздываю и мало что успеваю.

При этом честный ответ на вопрос «Что полезного ты сделал сегодня?» частенько укладывается в одно слово — «ничего». Я изучил все, что советуют в книгах и на курсах по тайм-менеджменту, отбросил шелуху из общих слов вроде «думай позитивно» и собрал семь советов, которые действительно можно применить в реальной жизни, — и пытался применять их на практике целую неделю.

1. Будь жаворонком

У главы Apple Тима Кука будильник выставлен на 4:30 утра, у главы General Motors Дэна Акерсона — на 5, у ресторатора Аркадия Новикова — на 6. Все пособия и курсы по тайм-менеджменту начинаются с подобных примеров: мол, подавляющее большинство богатых и успешных не позволяют себе валяться в кровати и по максимуму используют утреннее время, когда мозги еще свежи, а подчиненные и домочадцы в отключке и не отвлекают вопросами.

Опыт Глушкова Сразу тягаться с главой Apple я не решился и перевел свой обычный 9-часовой будильник на 8. В понедельник, отдохнув за выходные, я вскочил почти моментально и без особых усилий, но во вторник и среду уже переставлял будильник на полчаса вперед. Те же знатоки тайм-менеджмента, однако ж, рекомендуют не делать этого. Дав себе еще 30 минут отдыха, ты заново перезапустишь цикл сна, который снова прервется звонком, и ты наверняка будешь чувствовать себя разбитым и менее эффективным. В четверг и пятницу я, отыгравшись за эти потери, вставал еще раньше — в 7. Какой-то особой кристальной чистоты в мыслях я не ощутил, но сам факт возможности каждое утро спокойно позавтракать, попить чаю и попортить себе настроение новостями дорогого стоит.

2. Все записывай

Ведя подробный дневник, ты сможешь выяснить, на что же именно ты тратишь лишнее время, а на что тебе его, возможно, наоборот, не хватает.

Опыт Глушкова Сразу признаюсь: записывал я, конечно, не все и частенько, зазевавшись на ярко-красные ногти секретарши, забывал записать, сколько именно секунд потратил на те или иные приятные, но бесполезные занятия. Так или иначе, я выяснил, что каждое утро, позавтракав, я примерно 22 минуты продолжаю сидеть за столом за книжкой, роликом в ютьюбе или чашкой остывшего чая, а затем впопыхах вылетаю из дома, забыв все важные вещи. В течение рабочего дня, что неудивительно, больше всего меня отвлекали соцсети — примерно по 34 минуты в день, а вечерами, уже лежа в кровати опять-таки с ноутбуком, я тратил на него не меньше 46 минут. Разумеется, разом избавиться от всех вредных привычек вряд ли получится, но хотя бы частично справиться с этой проблемой мне удалось.

3. Планируй правильно

Важно не просто вести учет дел, которые надо сделать в ближайшие дни, недели и месяцы, важно вести этот учет правильно. «Планировать день» не значит «расписывать по минутам». Начни с письменного перечня тех дел, которые сегодня нужно успеть, даже без привязки ко времени. Затем выдели два-три важнейших и начни именно с них, посвяти им лучшее время», — советует автор книги «Тайм-драйв» Глеб Архангельский.

Опыт Глушкова Записывать дела в ежедневник я научился давно — просто чтобы не забыть, что мне нужно сделать, куда пойти, с кем увидеться в тот или иной день. Идея начинать день с самых сложных дел тоже не нова, но заставить себя делать именно так я не мог с самого детства. Совет этот, пожалуй, не экономит много времени, но сам факт, что ты начинаешь день с самых важных звонков и самых сложных текстов, наполняет тебя чувством удовлетворения: еще и полдня не прошло, а я сделал все самые важные дела на сегодня.

4. Подготовь шаблоны

Если твоя работа хотя бы частично состоит из рутинных повторяющихся действий (например, ты регулярно пишешь многим людям письма на одну и ту же тему), заготовь шаблоны и используй их по крайней мере для писем — просто подставляя туда имена.

Опыт Глушкова Я долго думал, как применить этот совет на практике, и вспомнил про документы — паспорта, фотографии, билеты, визовые анкеты, которые мне то и дело приходится отправлять разным адресатам. Раньше для этого приходилось мучительно копаться в почте, вспоминать, кому я уже посылал подобное письмо, и перенаправлять его новому адресату. Теперь я сделал на рабочем столе папку, куда слил все документы, которые бывают нужны. Быть может, я не сэкономил таким образом кучу времени, но уж нервы сберег точно.

5. Планируй занятия в путешествиях

Если твоя работа связана с командировками, ты должен научиться эффективно тратить время в самолетах и поездах, такси, аэропортах и на вокзалах. Перед каждой поездкой прикинь, сколько времени ты проведешь в дороге и какими делами сможешь занять это время.

Опыт Глушкова Путешествовать мне приходится часто, но сосредоточиться на работе в дороге я не мог никогда. На отчетной неделе предстояла командировка в Петербург, и на глаза мне очень кстати попался еще один совет: регулярно разбирать и приводить в порядок содержимое папок с документами и фотографиями, почтовых ящиков, завалов со скачанными и непросмотренными фильмами и вообще содержать свой рабочий компьютер в порядке. Работа непыльная и монотонная, такой не мешают ни буйные соседи, ни стук колес. Пожалуй, я всегда теперь буду оставлять на поездки подобные не относящиеся непосредственно к служебным обязанностям, но важные дела.

6. Заведи несколько почтовых ящиков

Гневные письма от начальства и реклама распродажи холодильников не должны встречаться в одном почтовом ящике — в нужный момент ты не сможешь найти ни того ни другого. Заведи себе два почтовых адреса: один пусть будет полностью посвящен работе, а все, что связано с личной жизнью (забронированные билеты и гостиничные номера, счета на оплату ЖКХ и прочее), достанется второму адресу.

Читать еще:  Менеджер программы лояльности

Опыт Глушкова Мой почтовый ящик всегда напоминал гаражную распродажу: ты точно знаешь, что где-то на дальних полках валяются безумно ценные вещи, но на глаза попадается исключительно хлам. Заведя два ящика, я первое время путался, где что лежит, и то и дело порывался отправить письмо не с того адреса, но довольно быстро вошел во вкус: так нужные письма правда находились легче. Вот только и чистить теперь пришлось сразу два ящика, иначе распухают они прямо-таки с космической скоростью.

7. В спальне спи

Оправляясь в кровать с ноутбуком, ты не только портишь будущий сон, раздражая глаза ярким светом, но и оттягиваешь его наступление: всегда хочется глянуть еще одну серию, дочитать главу и так далее. Результат: ты не высыпаешься, встаешь позже, работаешь хуже — и перед сном снова занимаешься ерундой.

Опыт Глушкова Для меня это страшная проблема. Во сколько бы я ни закончил дела, как бы при этом ни устал, перед сном я обязательно просаживаю хотя бы полчаса на бессмысленное блуждание в интернете. Мало того, у меня вроде даже есть специальный список: «Что надо посмотреть, прочитать и послушать в обозримом будущем» — но до него почему-то вечно не доходят руки. Я завел жесткое правило: лег в кровать — никакого интернета, никаких гаджетов. Книжку — пожалуйста, дочитал до конца главы — выключай свет. Сказать — одно, сделать — другое: интернет — он и есть интернет, попробуй из него вынырни. Заснуть сразу тоже не получалось, каждый вечер я довольно долго лежал с закрытыми глазами. Но, по моим подсчетам, я все равно спал в среднем на 27 минут дольше, чем в предыдущие дни. Что ж — лиха беда начало.

1. Доктор-робот

Раз в полгода устраивай своему компьютеру диспансеризацию — и он не будет тормозить из-за устаревших программ, накопившегося мусора, спама и вирусов; экономия — до 5 часов в неделю.

2. Красивый финал

Составляй план на неделю не в понедельник утром, а в пятницу вечером. За выходные наверняка еще что-нибудь вспомнится — и останется лишь в понедельник внести коррективы, чтобы затем тут же приступить к выполнению.

3. Фастфуд

Самый скоростной завтрак на свете: положи все, что есть под рукой (фрукты, орехи, йогурт, хлопья, сок, молоко) в блендер, взбей, выпей залпом — и дуй по делам.

4. Следи за собой

Зайди на rescuetime.com и скачай приложение: оно будет отслеживать все сайты, которые ты посещаешь, и фиксировать, сколько времени ты на них проводишь. Это что-то вроде показательной экзекуции: ты не только наглядно убедишься в том, сколько времени тратишь впустую, но сам станешь своим Роскомнадзором — и заблокируешь себе доступ к самым зловредным ресурсам.

5. Шаговая доступность

Различные исследования подтверждают: те, кто, разговаривая по телефону, одно­временно расхаживают, заканчивают беседы в два раза быстрее. Плюс, разумеется, разминка для офисного работника никогда не бывает лишней.

6. После вас

Отправляйся на обед на полчаса позже коллег. В первую половину дня твой мозг более продуктивен, дай ему выработать максимум своего ресурса. К тому же ты получишь 30 минут относительной тишины и спокойствия. Ровно поэтому же старайся приходить на работу чем раньше, тем лучше.

7. Цена безделья

Давать зарок не зависать — никогда больше! — над видео с туристом, решившим покормить льва, наивно. Будь реалистом — сделай неизбежную интернет-прокрастинацию наградой себе за труды. Выполнил очередной этап работы — заслужил, скажем, пять минут честного безделья, точнее чистого идиотизма.

Тайм-менеджмент: 8 советов по управлению временем

Вы когда-нибудь задумывались над тем, как некоторые люди, имеют достаточно времени, чтобы успевать делать все, что хотят. Они всегда собраны и организованны, эффективны на работе, уделяют внимание семье, еще и на кино, спортзал или салон красоты остается достаточно времени. Кажется, что они имеют больше, чем 24 часа в сутках. В то время другие проводят свой день в тщетных попытках успеть все, при этом часто жертвуя сном или отдыхом, но не получают должного результата.

Почему так происходит? Как успевать все, чтобы и на отдых оставалось хоть немного времени? Как быть эффективным на работе, не забывая о семье и близких? На помощь приходит тайм-менеджмент.

Рассказываем, как всегда быть продуктивным и организованным и все успевать.

Тайм-менеджмент, или все, что нужно знать о времени

Тайм-менеджмент – это процесс управления и планирования времени. Это то, как мы решаем использовать наше время, чтобы максимально увеличить производительность для достижения определенных долгосрочных целей. Другими словами, тайм-менеджмент позволяет нам делать больше за меньшее время.

Как концепция тайм-менеджмент выглядит не очень сложно, но на практике многие сталкиваются с проблемами в организации своего времени. Тут главное понять – время неизменно.

Если вы решили научиться тайм-менеджменту, придется потратить некоторое время на изучение данной техники. Как бы парадоксально это не звучало, потратить драгоценное время на изучение, вместо того, чтобы использовать его для достижения результатов в работе, но преимущества огромны. Лучшая продуктивность и профессиональная репутация, отсутствие стресса и огромные возможности для достижения важных жизненных и карьерных целей – вот что вы получите, потратив немного времени на изучения этого вопроса.

Чтобы вам было проще освоить технику тайм-менеджмента мы написали эти советы.

У нас у всех есть только 24 часа в сутках. Мы можем управлять только тем, что делаем со временем, которое у нас есть. Вы должны это осознать и начать ценить.

Если вы решили научиться тайм-менеджменту, придется потратить некоторое время на изучение данной техники. Как бы парадоксально это не звучало, потратить драгоценное время на изучение, вместо того, чтобы использовать его для достижения результатов в работе, но преимущества огромны. Лучшая продуктивность и профессиональная репутация, отсутствие стресса и огромные возможности для достижения важных жизненных и карьерных целей – вот что вы получите, потратив немного времени на изучения этого вопроса.

Чтобы вам было проще освоить технику тайм-менеджмента мы написали эти советы.

Советы по управлению временем

1. Проведите аудит времени

Для начала вам потребуется провести временной анализ, чтобы выявить так называемых «пожирателей времени». На что вы тратите больше всего времени? Вы проводите слишком много времени в интернете, бесконечно просматриваете ленты соц.сетей или часто совершается личные звонки?

Проанализируйте один конкретный ваш день и запишите все на бумаге. На что и сколько времени расходуете. Это первый шаг, который даст понимание, на какие виды деятельности вы тратите больше всего времени.

2. Создайте цели и план управления временем

Когда вы провели временно аудит и выявили слабые места, приступайте к работе над ними. Начать можно с корректировки личных временных растрат. Например, вы поняли, что много тратите на общение в соц.сетях и просмотр инстаграма. Поставьте себе цель в течение недели в рабочее время не заходить в социальные сети. И так работаем со всеми слабыми местами. Много личных звонков? Заведите себе рабочую сим-карту, а личный номер отключайте во время работы.

По такому принципу можно создать план на месяц, в котором для каждой недели будет своя цель по устранению «пожирателей времени». Нарисуйте маркерами на бумаге или создайте mindmap и распечатайте месячный план с целями. Повесьте его на видное место, так у вас всегда перед глазами будет ваша цель и вероятность «сорваться» будет намного ниже.

3. Разделите задачи на «срочные» и «важные»

Умение поделить задачи на срочные и важные – один из важнейших принципов тайм-менеджмента. «Срочные» — это те, которые требуют незамедлительного решения, внимания. «Важные» задачи имеют значение и откладывание их решения может привести к серьезным последствиям как для вас, так и других.

Различие между срочными и важными делами является ключом к определению приоритетности вашего времени на работе и дома.

Чтобы было проще разобраться с разделением задач, используйте матрицу приоритетов Эйзенхауэра.

Возьмите лист и поделите его на 4 квадрата. В первый квадрат выпишите дела, которые важные, но не срочные. Во 2-ой квадрат – срочные и важные, которые требуют немедленного решения. В 3-ем – срочные и не важные дела, то есть это те задачи, которые не представляют важности для вас, но выполнить их нужно быстро. И в последнем квадрате напишите дела, которые не важные и не срочные, то есть сюда можно отнести серфинг в инетрнете и соц.сетях, бесполезные телефонные разговоры и.т.д.

4. Планируйте свой день

Планируйте каждый свой день, составляйте всевозможные списки, будь то список рабочих дел или покупок, или людей, с которыми вы хотите увидеться в ближайшее время. Заведите себе привычку каждый вечер или с утра (кому как удобней) планировать день. Старайтесь расписывать подробно, что вы собираетесь сделать и сколько по-вашему мнению времени на это потребуется.

В конце дня подводите итоги. Что успели/ не успели, на какие задачи ушло у вас больше времени, чем вы думали и почему. Такой простой способ позволит вам лучше понимать себя и корректировать свое расписание согласно плану.

5. Используйте инструменты управления временем

Найдите свой инструмент для управления временем. Это может быть обычный таймер, специальная программа или приложение на телефоне. Например, приложения для iOS Time Planner позволяет следить за эффективностью рабочего процесса за определенное время, а программа Rescue Time позволит узнать, на что вы тратите больше всего времени в интернете. Сервис Nirvana (для ПК, iOS и Android) помогает сконцентрироваться на конкретной задачи из большого количества имеющихся.

Программ для контроля времени много, вам остается только выбрать понравившуюся и начать пользоваться.

6. Не тратьте время на ожидание

Сколько часов, потраченных впустую, мы провели в пробках или дожидаясь своей очереди где бы то ни было. От этого никуда не деться, пробки были и будут, как и очереди. Необходимо научиться использовать это время с пользой. Читайте книги (неважно художественную или профессиональную литературу), учите языки в ожидании чего-либо, составляйте планы и списки на будущее время.

Можно придумать много полезных занятий во время ожиданий, а не тратить время на бесполезный серфинг в соц.сетях.

7. Организуйте свое рабочее пространство

Если на рабочем столе у вас хаос и вы в течение 15 минут только ищите нужный документ, придется прибраться. Разберите стол и систематизируйте документы и файлы (электронные тоже). Используйте папки разных цветов для документов, чтобы проще было найти нужный, купите органайзеры и лотки для бумаг. На рабочем столе вы должны всегда знать, что где лежит. Это сократит вам огромное количество времени.

8. Ваше время принадлежит вам

Вы должны понимать, что время находится только в вашем распоряжении. Вы – хозяин своего времени и можете распоряжаться им как угодно. Контролируйте свое время, будьте последовательны в планировании и организованны в делах.

Надеемся, наши советы помогут вам быть более продуктивными и эффективными.

Как управлять временем – 7 главных принципов тайм-менеджмента

Перейдём к практике и выясним, как правильно управлять временем, с чего начать контроль и планирование своих действий, какие трудности обычно возникают на этом пути и как их преодолеть. Ниже мы описали основные принципы и правила.

Читать еще:  Что делает менеджер в интернет магазине

Принцип 1. Планируйте свои действия

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Неважно, сидите ли вы в офисе, стоите у конвейера, подрабатываете курьером в свободное от учёбы время – чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Даже если ваши действия строго регламентированы должностной инструкцией, всегда нужно иметь заранее составленный план – это поможет справляться с работой более эффективно и оперативно.

Помните, что все успешные люди планируют свою жизнь.

Запомните несколько важнейших аксиом тайм-менеджмента:

  • Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, её не существует.
  • Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%.
  • Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.

Необходимо, чтобы планирование стало вашей второй натурой: возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром на работе вы уже будете точно знать, с чего начинать, чем продолжить и как закончить.

Всегда оставляйте определённый резерв времени на «форс-мажор» — непредвиденные обстоятельства.

Помните, что те несколько минут, что вы затратите на составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе внедрения в жизнь.

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Если говорить более простым языком, вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать её на более конкретные и локальные задачи.

В теории менеджмента этот навык именуется «декомпозиция целей». Основной способ воплотить данное понятие на практике – это переход от общего к частному.

Пример:
Вы работаете маркетологом в коммерческой фирме и ваша главная цель – поднять продажи в текущем сезоне на 30%.
Внедрение данной цели можно разбить на несколько подзадач: увеличить продажи в конкретной торговой точке путем проведения рекламных акций, пересмотреть вопрос ценообразования на некоторые позиции, скорректировать цены, провести масштабную рекламную кампанию в интернете и в СМИ.

Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании.

Он называется принцип SMART.

Согласно данному принципу цель должна быть :

  • конкретной (Specific);
  • измеримой (Measurable);
  • достижимой за определённый период (Attainable);
  • актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
  • ограниченной во времени (Time-bound).

Основной критерий полезности и эффективности локальной задачи – её конкретность. Начиная движение к крупной цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы.

Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.

Даже самые великие творцы не создавали свои произведения сразу целиком – сначала они составляли план, а затем выполняли его по пунктам. Один из секретов успешного управления временем – в умении сосредоточиться на текущих задачах, не теряя общего направления.

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

О необходимости обязательно фиксировать план действий уже было сказано выше. Здесь же рассмотрим, каким образом это лучше всего сделать. Существует несколько рабочих и действенных инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными.

Один из таких методов называется «Диаграмма Ганта». Объясню, как это выглядит на практике.

Пример:
Допустим, ваша цель – построить дом. Для начала следует разбить задачу на несколько этапов: расчистить площадку, вырыть и заложить фундамент, провести надземные работы, выполнить отделку помещений, провести коммуникации и заняться благоустройством.

В диаграмме Гранта указываются все задачи текущего масштабного проекта вместе со сроками их осуществления, продолжительностью во времени и очередности выполнения.

Однотипные задачи можно группировать в один пункт, а более объёмные дела целесообразно разбивать на несколько последовательных задач.

Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного этапа.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.

Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД».

Способ АБВГД (ABCD)
«А» – это самое важное дело текущего дня, «Б» – менее важное, «В» – задача средней значимости и т.д.

Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоёмкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от её выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности.

Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» — это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его на «после обеда», на вечер, а то и на завтра.

Но суть в том, что тем самым создаётся постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает вам продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начинать день следует с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполнятся практически сами собой.

Логическим продолжением метода Брайна Трейси здесь является закон или принцип Парето.

Закон Парето:
20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.

Таким образом, наша задача — выявить эти 20% наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.

Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется «Матрица Эйзенхауэра». Политический и военный деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным.

Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории:

  • срочные и важные;
  • важные, но не срочные;
  • срочные, но не очень важные;
  • неважные и несрочные.

Первая категория : срочные и важные — это первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. Поручать их подчиненным не стоит – это нужно делать самому и немедленно.

По-другому этот сектор матрицы называют «Сектором пожара», находиться в котором долго чревато неблагоприятными последствиями, прежде всего для собственного здоровья.

Вторая категория : важные дела, не являющиеся срочными. Внимание, вот оно — ваше место силы!

Наш секрет тайм-менеджмента — находиться в секторе « Важные — Не срочные » .

Это самый эффективный сектор матрицы. Здесь вы спокойны, здесь вы планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно, здесь вы занимаетесь по настоящему важным.

Совет:
Не допускайте перетекания важных дел в сектор срочных!

Третья категория : срочные и не очень важные дела – они могут отнять много времени, если заниматься ими с самого утра и лично. Именно такие задачи можно перепоручать подчиненным.

Дела из 4-ой категории (несрочное и неважное) можно смело вычеркивать из ежедневного списка.

Можно ежедневно составлять примерно такую таблицу, основанную на «Матрице Эйзенхауэра».

Не поленитесь, и внедрите эту простую таблицу в свою систему планирования дня.

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Мы уже говорили, как важно достигать поставленных целей, в этом пункте расскажем о том, как делать это максимально эффективно.

Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, — важнейший практический навык, овладев которым, вы решите самые приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента.

Время – невосполняемый ресурс и самый ценный из всех существующих. Мы можем потратить 10 000 рублей и снова их заработать, но вернуть обратно прожитую секунду мы не в состоянии.

Мы также не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для тех занятий, которые нам действительно важны.

Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени.

Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование. Точнее будет сказать, делегирование — это составляющая классического менеджмента.

Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям.

Самые элементарные примеры: свою машину можно помыть не самостоятельно, а отдать в автомойку, или ещё: поёекший кран в ванной можно починить самостоятельно или вызвать профессионального сантехника.

Запомните:
Любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения финансов и затрат времени) предоставить другим, нужно предоставлять другим.
Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Менее важные дела можно выполнять в «не-ресурсное время».

Речь идет о той части дня, когда вы находитесь уже не на пике своих умственных и физических сил, например, в конце дня, когда есть усталость.

Также, к примеру, находясь в транспорте или в очереди, можно совмещать ожидание с обучением – прослушивать аудиокниги по профессиональному мастерству или развитию одного из навыков личной эффективности.

Ещё один важный навык для реальной экономии времени: умение говорить «нет».

Не подумайте, что отказывать нужно всем без разбора.

Умение сказать «нет» относится в первую очередь к тем людям и делам, которые лишают вас ваших энергетических и временнЫх ресурсов не давая ничего взамен.

Говорите «нет» болтливой соседке или сотруднице, чтению бульварной прессы, интернет-серфингу по соцсетям и развлекательным ресурсам, просмотру ТВ.

Помните, что даже небольшой незапланированный перерыв, когда кто-то или что-то вас отвлекло от дела, может стать причиной срыва планов.

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.

Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.

Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью — в каком направлении и с какой скоростью она движется.

Если вы почувствовали, что утратили контроль и слишком углубились в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия.

В конце концов, создавайте свои правила по управлению временем, свои фишки. Вся ваша жизнь, ваша деятельность — уникальна.

Принцип 7. Планируйте отдых

В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом, мы скажем более того — планируйте отдых, также как и ваши бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.

Пример из жизни Радислава Гандапаса:
Известный российский бизнес-тренер и оратор Радислав Гандапас, как он рассказывал на одном из своих тренингов, планирует в своем рабочем расписании дни на посещение гольф-клуба. Это важное хобби в его жизни.
Эти дни он выделяет красным как мероприятия высшей степени важности, которые не подлежат переносу.
В противном случае, говорит Радислав, ему не удается поиграть в гольф в принципе, так как всегда находятся дела поважнее.

Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил.

Нельзя экономить на сне, собственных выходных и общении с близкими – это такие же важные факторы эффективного тайм-менеджмента, как планирование и постановка целей.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector