Krististudio.ru

Онлайн образование
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Тайм менеджмент что такое

Тайм-менеджмент — что это такое простыми словами, подробно и понятно

Тайм-менеджмент – что это значит для достижения успеха? Большие дела невозможны без планирования. Искусство тайм-менеджмента помогает научиться управлять своим временем, тратить его с пользой и, не перенапрягая себя. Баланс работы, отдыха и личного развития – это именно то, чем в первую очередь занимается планирование.

Содержание:

Тайм-менеджмент – поясняем простыми словами

Тайм-менеджмент в прямом переводе с английского значит «управление временем». Этот навык никак не касается путешествий в прошлое или будущее, но он помогает не жалеть о времени, которое уже прошло.

С помощью методик и навыков, которые используются в этой системе, можно полностью преобразить свою жизнь.

Основная задача, которую ставит перед собой тайм-менеджмент – это повышение продуктивности. Человек использует лишь малую долю своего рабочего потенциала.

При правильном планировании можно распределять время так, что количество времени, которое уходит на работу, будет меньшим, а эффективность труда станет выше.

Если тайм-менеджмент – это управление, чем оно отличается от обычного расписания? Эта методика состоит из трёх условных блоков: анализ, составление графиков и выработка привычек, которые помогут следовать этому графику.

Кому необходим?

Навыки тайм-менеджмента полезны не только для тех, кто считает, что он достиг своего «потолка» и теперь нужно ставить новые планки в развитии.

Есть ряд профессий и специализаций, которые не могут работать без правильного планирования:

  • Люди, которые занимаются частным бизнесом. Когда личное дело зависит только от руководителя, нет возможности установить для себя стабильное расписание. Нужно уметь работать с динамическими планами, уметь настраивать свой день максимально эффективно.
  • Фрилансеры. Если в работе нет чёткого графика и проверяющих, которые контролируют эффективность, большинство людей просто не могут собраться и вовремя заняться делами. Только самостоятельно установленное расписание помогает бороться с этой проблемой. Особенно актуально для тех, кто работает в интернете.
  • Управляющие в любой сфере деятельности. Руководитель, который должен контролировать своих подчинённых, не может сам оставаться без личного контроля. Без умения анализировать и правильно распределять временные ресурсы управленец становится практически бесполезен.

Навыки планирования: какие бывают

Системы тайм-менеджмента состоят из множества полезных навыков, которые помогают эффективнее использовать своё время. Некоторые типы планирования включают в себя дополнительные модули, но основной шаблон необходимых умений состоит из семи ключевых пунктов.

1. Постановка целей

Это первое и самое важное на пути к повышению личной продуктивности. Как только человек научится правильно выделять задачи, формулировать их максимально коротко доходчиво для самого себя, дела пойдут намного успешнее. Существует специальная технология SMART, которая помогает ставить четкие и достижимые цели.

2. Расстановка приоритетов

— следующий шаг в хорошем тайм-менеджменте. Целей на день, неделю или месяц может быть множество, и выполнять их нужно последовательно. Какие-то из них выделяются как первостепенные, какие-то имеют «плавающий» статус и реализуются во время перерывов.

3. Осознание себя

Здоровая саморефлексия призвана для того, чтобы оценить прошедшее время, посмотреть на свою продуктивность и понять, правильно ли были выделены цели и расставлены приоритеты. Каждый день нужно выделять некоторое время на то, чтобы переоценить силы, взглянуть на ситуацию со стороны.

4. Мотивация

Помогает поддерживать свою работоспособность на высоком уровне. Нельзя постоянно работать в активном темпе и не получать поощрений.

Так как тайм-менеджмент – это личностное развитие (лучшие книги для саморазвития освещаются здесь), то и мотивировать себя нужно самостоятельно. Это можно делать любым удобным способом: покупать что-то приятное после выполнения ряда целей, строить для себя графики успешности и прочее.

5. Фокусировка внимания

Позволяет сосредоточиться на ключевых целях и не распыляться на мелкие. Нельзя разбивать задачу на блоки (если это не требуется её спецификой). Нужно строить расписание так, чтобы фокусировка внимания на цели была максимальной, только так можно поднять продуктивность до высшего уровня.

6. Планирование

– ещё один основополагающий навык тайм-менеджмента. Правильно составленное расписание, план работы помогают существенно сэкономить время, которое теряется на раздумьях и подготовках к другим фазам деятельности. Когда всё расписано заранее и нет неожиданностей, перестраиваться намного проще.

Читать еще:  Кризис менеджмент это управление

7. Делегирование

Учит главной идее, которая сложно даётся многим трудоголикам – нельзя всё делать самому.

Только так он сможет быть максимально эффективным. Если перебирать на себя все цели, от слишком лёгких до слишком тяжёлых, то в итоге не получится сделать качественно ничего.

Плюсы и минусы системы тайм-менеджмента

У системы планирования, как и у любой другой методики повышения личной продуктивности, есть свои плюсы и минусы.

Любые навыки тайм-менеджмента нужно использовать с умом и комплексно. Только разумный, взвешенный подход к этой методике поможет реально повысить свои показатели и взять время под контроль.

Главные 5 лайфхаков управления своим временем

Поняв, что такое тайм-менеджмент, что это значит «планировать» и как нужно ставить перед собой цели можно осознать особенности этой методики в полной мере.

Но на практике оказывается, что вырабатывать полезные для управления временем навыки сложнее, чем кажется на первый взгляд. Есть несколько полезных лайфхаков, которые помогут справиться с этой задачей:

  1. Цели нужно разделять на две группы: первостепенные и второстепенные. Первостепенные задачи формулируются и расставляются так, чтобы они обязательно выполнялись в течение дня. Второстепенные цели не ограничиваются количеством. В теории тайм-менеджмента считается, что перечень необходимо составлять таким образом, чтобы 20% из них исполнялось точно, а остальное – в зависимости от внутренних ресурсов и желаний человека.
  2. Нельзя забивать свой график слишком плотно. В ежедневном плане обязательно должно быть свободное время на случай форс-мажорной ситуации. Если она не случится, то в этот период можно заняться второстепенными целями. Также рекомендуется выделять один раз в отчётный период (одна или две недели) свободный день для того, чтобы дать себе отдохнуть, оценить себя и доделать те задачи, на которые не хватало времени за прошедшее время.
  3. Мотивирование должно быть разнообразным. Нельзя в качестве мотиватора устанавливать исключительно материальные или нематериальные блага. Кроме того, нельзя лишать себя чего-то (например, любимых сладостей) и превращать их в стимул для повышения эффективности. Также не рекомендуется полностью переводить мотивацию в имущественную сферу. Этим можно быстро перенасытиться, и тогда степень заинтересованности в выполнении задачи упадёт ниже первичного уровня.
  4. Расставляя приоритеты нельзя фокусироваться исключительно на одной сфере жизни. Если в первых номерах всегда будет только учёба и работа, то сил для эффективного труда не останется. В перечне обязательно должны быть пункты, которые касаются личного развития, быта и досуга.
  5. Планирование должно приносить удовольствие. Нужно выбрать самую удобную методику, которая превратится в хобби. Это может быть ведение электронного журнала или бумажного ежедневника, работа в мобильном приложении или с помощью облачных технологий. Также для планирования можно использовать свои социальные сети, например – оставлять ежедневно по одной записи в своём блоге о выполненных целях для отслеживания прогресса.

Как подробнее разобраться в вопросе

Тайм-менеджмент – это широкая сфера, на тему которой написано много научно-популярных и исследовательских работ.

У многих тренеров, которые занимаются профессиональным обучением этой системе, есть свои взгляды на неё, свои методики.

Среди них нет хороших и плохих, просто некоторые удобны для людей с творческим складом ума, а некоторые – для логиков и «технарей».

Кто-то может сразу заниматься сложным планированием, а кому-то нужно более мягкое вхождение в тематику.

Чтобы разобраться в вопросе и исследовать его глубже стоит:

  • Изучить методики от разных тренеров. Желательно выбирать авторов с отличающимся менталитетом, чтобы взглянуть на проблемы планирования под различными углами.
  • Подбирать методику под свою категорию. Например, тайм-менеджмент для женщин и для мужчин существенно отличается, так же как управление временем у школьников, студентов и уже работающих людей. Есть специфические системы планирования для молодых мам и для людей с ненормированным графиком, которые зарабатывают на собственном бизнесе или работая в интернете.
  • Испытать несколько отобранных методов на себе. Чтобы понять, какой именно способ поможет повысить продуктивность, книг или видеороликов недостаточно. Только проверив материал на себе можно понять, даст ли он необходимый результат в конкретном случае.
  • Провести анализ, сравнить результаты всех методик и выбрать для себя лучшую. При оценке нужно учитывать не только результаты методики, но и внешние факторы. Например, есть система 1 показала такие же результаты, что и система 2, но во время тестирования второй системы человек болел, это может указывать на то, что она эффективнее, ведь проверяющий смог дать необходимую продуктивность даже в ослабленном состоянии.
Читать еще:  Дао тойота 14 принципов менеджмента

Разбираясь с вопросом «тайм-менеджмент – что это?» необходимо понимать, что каждый человек может вкладывать в это понятие что-то своё. Для кого-то эта методика подразумевает исключительно планирование, а кто-то смотрит на неё шире, включая также систематизацию, фокусировку внимание, мотивацию и прочее.

Главное – не составляющие понятия, главное – его цель. Тайм-менеджмент создан для повышения продуктивности за счёт управления собственным временем, а как человек достигнет повышения личных показателей – это его личный путь.

25 работающих техник тайм-менеджмента

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Читайте также:

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

Читать еще:  Менеджер по продуктам

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Читайте также:

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

Читайте также:

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Тайм-менеджмент для руководителей

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector