Krististudio.ru

Онлайн образование
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Программы для менеджера

7 лучших программ для менеджмента проектов

Адаптированный перевод статьи Мэтью Гуая «The Best Free Project Management Software».

Проекты могут жить собственной жизнью, высасывая бюджет и отбирая значительно больше времени, чем планировалось. Свободно распространяемое программное обеспечение для менеджмента проектов может помочь вам укротить их и при этом не залезть в карман компании. Представляем 7 лучших бесплатных приложений для команд с ограниченным бюджетом.

Что делает программы для менеджмента проектов хорошими?

Чтобы сузить список лучших бесплатных программ для менеджмента проектов, мы отбирали инструменты, отвечающие следующим критериям:

  • ПО должно быть бесплатным для неограниченного количества проектов.
  • Разнообразие. Мы включили варианты для различных методологий менеджмента – kanban, диаграммы Гантта, списки to-do. А некоторые приложения в наш список не вошли просто потому что были доступны лучшие альтернативы, использующие такие же методологии.
  • Хостинг. Есть много отличных бесплатных инструментов для менеджмента проектов, которые можно установить самостоятельно, но это потребует больше времени на настройку. Поэтому мы предлагаем приложения с хостингом в компаниях, предоставляющих эти инструменты.

Мы выбрали инструменты, предлагающие веб-приложения (хотя многие предлагают синхронизированные веб-, мобильные и десктопные приложения). Если для вас не важно, чтобы ваша программа для менеджмента проектов была доступна онлайн, вы можете также обратить внимание на Projectlibre и GanttProject в дополнение к приложениям, перечисленным ниже. Оба эти инструмента являются мощными десктопными приложениями, созданными в качестве альтернативы Microsoft Project.

7 лучших бесплатных приложений для менеджмента проектов

  • Trello (Web, macOS, Windows, iOS, Android) — для людей и команд, которым нужен рабочий канал связи.
  • MeisterTask (Web, Windows, macOS, iOS, Android) — для объединения идей по проекту, планирования и выполнения.
  • KanbanFlow (Web) — объединяет доску kanban, тайм-трекер и Pomodoro.
  • Freedcamp (Web, iOS) — единый инструмент для управления всеми проектами и всей коммуникацией.
  • Asana (Web, iOS, Android) — для создания списков to-do.
  • Paymo (Web, Windows, macOS, Linux, iOS, Android) — для фрилансеров с почасовой оплатой.
  • Bitrix24 (Web, Windows, macOS, iOS, Android) — для классического менеджмента проектов с диаграммами Гантта.

Trello

Trello это простой способ начать организовывать проекты на досках kanban. Этот инструмент может использовать кто угодно, ведь бесплатный план позволяет неограниченное количество досок и пользователей. Фрилансеры пользуются Trello для планирования своих заказов на личной доске, а и команды, создавая конвейер, используют Trello для совместной работы.

Начните с нескольких списков ваших задач и кастомизируйте эти списки в соответствии со стадиями вашего рабочего процесса (например, «to-do», «в процессе», «сделано»). Или же они могут быть отдельными частями вашего проекта (например, «разработка», «дизайн», «дистрибуция»).

Затем добавляйте ваши задачи с метками, датами, контрольными списками и комментариями (чтобы держать все в одном месте) и перетаскивайте их в соответствующий список. В меню уведомлений можно следить за всеми комментариями к задачам, которые вы отслеживаете или где вы упомянуты.

Если вам нужно больше функций, к вашим услугам опции Power-Up (в меню веб-приложения). Они позволяют просматривать задачи в календаре, добавлять опцию голосования к задачам, автоматически убирать старые задачи и многое другое.

Вы можете использовать доски Trello как для рабочих, так и для личных нужд.

Цена Trello: бесплатный план включает неограниченное количество досок и пользователей, один Power-Up на доску, вложения файлов до 10MB. За $9,99 с пользователя в месяц можно подключить план Business Class с неограниченными Power-Ups, вложениями до 250MB и более тонкими настройками контроля доступа.

MeisterTask

MeisterTask это свежий подход к kanban-доскам, с яркими цветными списками и обоями для панели инструментов. Также с этим инструментом ваша команда станет более продуктивной благодаря автоматизации, которая запускается при перетаскивании задач в новые списки. Можно отсылать электронные письма, менять назначенные даты и делать многое другое, просто перемещая задачи. На своей персональной панели инструментов вы можете видеть все задачи, за которые отвечаете, по всем проектам, в которых участвуете.

Если ваши проекты зарождаются на сессиях мозгового штурма с применением карт мыслей, у вас есть еще одна причина использовать MeisterTask: интеграция MindMeister. Вы можете планировать свой проект на карте мыслей, а затем перетащить его в MeisterTask, чтобы преобразовать каждую идею в задачу. Это один из самых быстрых способов превратить идеи вашей команды в план, готовый к выполнению.

Цена MeisterTask: Basic plan бесплатный. Он включает неограниченное число проектов и пользователей, две нативных интеграции приложения и вложения файлов до 20MB. Pro plan за $8,25 с пользователя в месяц включает неограниченное количество интеграций, вложения до 200MB и архив задач с возможностью поиска по нему.

KanbanFlow

Вам любопытно, сколько времени занимает у вас выполнение задач? KanbanFlow это еще одно «kanban-доска»-приложение, включающее таймер. Этот таймер ведет логи того, сколько времени вы тратите на выполнение каждой задачи и сколько времени она остается в определенном списке. Таймер также имеет режим Pomodoro, который поможет вашей команде работать спринтами и будет напоминать каждому о перерывах, чтобы поддерживать продуктивность в течение всего дня.

Таймер Pomodoro в KanbanFlow также просит членов команды записывать, что именно послужило причиной прерывания работы, когда им приходится поставить таймер сессии на паузу. Вместе эти инструменты помогают вам найти и устранить узкие места в ваших рабочих процессах, одновременно подталкивая ваши проекты к завершению.

Цена KanbanFlow: бесплатный план включает неограниченное количество задач и досок, таймер Pomodoro и отчеты о продуктивности. Premium план за $5 с пользователя в месяц включает возможность вложения файлов, поддержку приоритетов и сторонние интеграции.

Freedcamp

Freedcamp дает вам пространство для управления задачами, а также предоставляет календарь и инструменты отметок времени для планирования расписания вашего проекта. Задачи могут быть организованы в стандартный список to-do или kanban-доску. Самые важные даты могут быть разбиты между отметками времени в календаре – это помогает осуществлять краткосрочное и долгосрочное планирование.

Freedcamp с легкостью может стать хабом вашего проекта, собирая все, что вам нужно для завершения работ. Помещайте в него свои файлы и ведите в нем обсуждения проектов или сделайте апгрейд и добавьте дополнительные инструменты для счетов, CRM и пр. – в этом случае вам нужно будет для успешного выполнения всех задач проверять ежедневно только одно приложение.

Цена Freedcamp: бесплатный план включает неограниченное число пользователей и проектов, вложения до 10MB. Следующий тарифный план, Minimalist, за $1,49 с пользователя в месяц, включает премиум-поддержку, вложения файлов до 25MB и неограниченную вложенность задач.

Asana

Ваш to-do список не плох, просто вам нужно немного больше функционала для управления командными проектами? Именно это и предлагает Asana. Это инструмент для менеджмента проектов, который позволяет разбивать проект на разделы и под-списки, а также предоставляет панель инструментов, где вы можете видеть, какая часть проекта уже завершена. Вы будете добавлять, перемещать и закрывать задачи точно так же, как делали бы это в любом другом аналогичном приложении, но у вас будут дополнительные функции для сотрудничества и организации, если вам нужно работать в команде.

Для ваших личных задач (или рабочих, но не относящихся к проекту) в Asana вы можете завести дополнительные списки. Ими можно делиться с отдельными людьми. Задачи, которые должны выполнить лично вы, будут показываться в просмотре My Tasks – это позволит быстро увидеть все, о чем нужно позаботиться.

Цена Asana: бесплатный план включает неограниченное количество проектов, количество пользователей — до 15, базовые функции поиска. Premium план за $9,99 с пользователя в месяц включает расписание проекта, улучшенный поиск и зависимости задач.

Paymo

Paymo это приложение для менеджмента проектов и тайм-трекер. Оно существенно облегчает фрилансерам планирование и отслеживание проделанной работы для нескольких клиентов и проектов.

Добавляйте клиентов, затем добавляйте проекты для этих клиентов, а затем – задачи в проекты. Для каждой задачи вы можете назначить дату, установить приоритет, добавить описание и вложение. У вас есть два варианта вида задач – список или kanban-доска. Также вы можете применить фильтр и отсортировать все задачи для каждого клиента и проекта по статусу, дате, приоритету и т. д.

Когда вы готовы начать работу над конкретной задачей, просто выберите эту задачу в тайм-трекере Paymo и кликните на кнопку, чтобы начать следить за временем. При остановке таймера приложение добавляет время в таблицу, указывая при этом задачу, клиента и проект.

Когда приходит пора выставить клиентам счет, используйте отчеты по времени, чтобы извлечь нужные вам данные. Экспортируйте, распечатайте или поделитесь своим отчетом с клиентами в виде детального списка или диаграммы. Также можно просто взять данные и использовать их для создания брендированного счета прямо в Paymo. Можно даже настроить свои счета для онлайн-платежей через Stripe или PayPal.

Цена Paymo: бесплатный план для одного пользователя и неограниченного количества проектов, 1GB пространства и до трех счетов. План Small Office за $9,56 с пользователя в месяц включает неограниченное количество счетов, 50GB пространства и шаблоны проектов.

Читать еще:  Как составить тайм менеджмент

Bitrix24

У вас большая или распределенная команда, занимающаяся одним проектом? Bitrix24 это прекрасное решение, комбинирующее классический функционал менеджмента проектов с нативными инструментами для сотрудничества. Bitrix24 создан быть приложением «всё-в-одном» для управления проектами, командами, да и компанией в целом. В нем есть все: от социальной интрасети, видеоконференций и возможности поделиться экраном до HR-инстурментов и инструментов для менеджмента клиентов.

Организуйте задачи внутри ваших проектов, а затем используйте вид диаграммы Гантта, чтобы отслеживать все сразу. Вы даже можете отслеживать загруженность сотрудников и дедлайны, чтобы избежать выгорания членов команды. А если вы планируете купить premium-план, то вам стоит знать, что Bitrix24 это одно из немногих приложений с твердой ставкой оплаты (т. е., не «с пользователя в месяц»), а это может быть довольно экономно.

Цена Bitrix24: бесплатный план включает неограниченное число проектов, до 12 пользователей и 5GB онлайн-хранилища. За $39/месяц можно улучшить условия до 24 пользователей и 24GB пространства.

Программы для менеджера — софт, без которого не обойтись

Вместе с основателями и топ-менеджерами успешных компаний представляем подборку софта, который спасет от авралов и хаоса. Это полезно знать и начальнику небольшого отдела, и руководителю крупного бизнеса.

Как выбрать планировщик? Советуют пользователи

Если восьмичасового рабочего дня постоянно не хватает, эксперты рекомендуют завести личный планировщик. Он поможет следить за временем, лучше понимать, куда оно уходит, успевать все и перестать жить с ощущением «мир в огне».

Вот что используют руководители для повышения личной эффективности.

«Для записи персональных встреч и мероприятий я использую Google Календарь. Личные и бизнес-дела отмечаю разными цветами. Без него, пожалуй, ни один эффективный человек не справится», — говорит Рустам Айнетдинов, исполнительный директор Skyeng.

«Для личного планирования мне хватает Google Календаря — в нем нет ничего лишнего. По той же причине мелкие записи делаю в стоковых «Заметках» на айфоне», — рассказывает Игорь Подстрешный, основатель Burger Heroes.

«Dropbox Paper — это чистый, красивый и удобный инструмент для объемных заметок. Он, конечно, не работает как полноценный текстовый редактор, но его функциональность гораздо шире «Заметок» Apple. К тому же в Dropbox Paper редактировать и комментировать файлы может сразу вся команда», — объясняет Мердан Дурдымурадов, основатель сервиса «Чердак».

Можно скачать и отдельное приложение для планирования времени.

«Я использую приложение Things, оно мне чисто эстетически нравится больше всего. Туда я сливаю весь поток мыслей, которые позже превращаются в конкретные задачи или встречи», — рассказывает Александр Коровин, основатель онлайн-сервиса Qlean и проекта для поиска профессиональных сиделок «Близкие.ру».

Todoist подойдет для тех, кто потерялся в куче задач и перестал чувствовать радость от выполнения очередного проекта. Вас взбодрит мотивирующая игра: выполняете дневной план — получаете баллы в карму. Хорошая карма позволит менять статус в приложении — начав с уровня новичка, можно вырасти до магистра или гуру.

Еще одно хорошее приложение — «Хаос-контроль». В нем можно вести рабочие и личные проекты, составлять детальные планы, ставить задачи и сроки их выполнения. На основе этих данных приложение формирует план дня. А внезапно возникшие дела, которые не требуют немедленного решения, вы отправляете в специальное хранилище — «Место Хаоса».

Почитайте наш текст о софте для фрилансеров и не только (мы собрали решения для всех, кому важно быть продуктивными): как планировать время, не срывать дедлайны и меньше зависать в соцсетях.

Где следить за работой сотрудников?

Разберемся, где лучше всего ставить задачи работникам, следить за ходом их выполнения, общаться и обмениваться файлами.

ПО Microsoft 365 Business решает все базовые задачи. Это набор сервисов — их больше десятка — включает в себя решение для совместной работы над задачами Planner. Он интегрируется с Teams — это персональные и групповые чаты с общими документами, возможностью проведения веб-конференций до 250 участников. Здесь можно добавлять в группы гостевых пользователей из других организаций — ваших подрядчиков и аутсорсеров. А еще удобно следить за графиком сотрудников, которые работают посменно.

Здесь можно почитать подробнее про это ПО. А посмотреть видеопрезентацию Microsoft 365 Business (слайды, графики, инструкции) можно на нашем канале на YouTube.

Также важно выбрать таск-менеджер. Большинство CRM-систем универсальны, но есть те, которые наиболее удобны для определенной сферы деятельности. Так, в IT-компаниях часто работают в Jira. Основная аудитория этого софта — команды разработчиков программного обеспечения, которые организовывают все по agile-методикам. Николай Добровольский, сооснователь Parallels, говорит, что большинство IT-специалистов работают именно с этим ПО.

«Разработка идет в таск-менеджере Jira от Atlassian, а описываем мы все в Confluence — это Wiki на стероидах. Я знаю, что кто-то сейчас пользуется Redmine. Но 95 % людей, с которыми я общаюсь на собеседованиях, — а их я провожу много — говорят, что пользуются софтом Atlassian — Jira и Confluence. Если это не совсем стартап или госконтора, а компания, где больше 20 разработчиков, Jira подходит под все задачи», — объясняет Николай Добровольский.

Для медиабизнеса есть Setka — система управления контентом от издательства Look at Media. Компания придумала этот таск-менеджер, чтобы помочь своим редакциям. В нем можно планировать публикации, отслеживать степень готовности с помощью тегов, записывать новые идеи в специальный раздел.

И есть популярные CRM-системы, которые считаются универсальными. Например, Битрикс24, Trello, Яндекс.Трекер, Wrike.

«Мы используем CRM-систему Битрикс24. С ней работают сотрудники всех отделов. Там распределяются задачи между менеджерами, мы видим все заказы и что с ними происходит — от каждого взаимодействия сотрудника с клиентом до оплаты счета», — рассказывает Николай Ганайлюк, основатель «Научного шоу профессора Николя».

Подробно плюсы и минусы популярных таск-менеджеров мы разбираем в этом тексте.

Как видеть все, что происходит в компании

Путеводитель по всем отделам — ERP-системы (Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия). Это программы, которые содержат все данные об активах производства, финансовых операциях, трудовых ресурсах, маркетинговых стратегиях и т. д.

Популярные ERP-системы — Dynamics 365 от Microsoft, SAP ERP и Oracle E-Business Suite.

Все они предлагают широкий функционал, вам остается только выбрать ту систему, которая интегрируется в вашу привычную IT-инфраструктуру. Если вы пользуетесь решениями Microsoft — вам нужен Dynamics 365, если SAP — ее ERP-система «подружится» с сервисами компании, которые у вас уже есть. А если вы используете продукты компании 1С, рассмотрите программу «1С:ERP Управление предприятием 2». Это софт, собранный из решений «Управление торговлей 11», «Зарплата и управление персоналом 3.0», «Бухгалтерия предприятия 3.0».

Где работать с документами

Самый популярный продукт — 1С:Документооборот, хит российского разработчика. Здесь можно автоматизировать полный цикл работы с документами. Их учет реализован в соответствии с положениями нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традициями делопроизводства.

Работать в программе можно в локальной сети и через интернет-браузер. А еще уточним, что это отечественный софт, чаще он стоит дешевле, чем решения иностранных вендоров. Кстати, историю появления 1C и других популярных российских программ мы подробно рассказываем в этом тексте.

8 программ для ведения проектов, которые упростят жизнь менеджеру

Работу можно сделать проще и приятнее, если использовать подходящий софт. Собрали инструменты для управления проектами.

MS Project

Самый известный и сложный софт для управления проектами. В нем есть все, что нужно менеджеру: планирование, диаграмма Ганта, распределение и анализ ресурсов. В программе можно делать отчеты и считать сметы, а еще она сама находит и перераспределяет перегруженные работой блоки.

Чтобы разобраться с MS Project, понадобится время. Мы написали руководство, которое упростит этот процесс.

Что важно знать о программе

  • Есть онлайн-версия.
  • Программа платная, тарифы зависят от формата софта: облачный или локальный.
  • Интегрируется с сервисами Microsoft Office.

Wrike

Облачный сервис для ведения проектов: поможет планировать, расставлять приоритеты по задачам, строить диаграмму Ганта и распределять нагрузку. Можно дублировать повторяющиеся задачи, чтобы не создавать их заново.

Что важно знать о программе

  • Работает только онлайн.
  • Синхронизируется с почтой и календарем.
  • Можно использовать с телефона или планшета.
  • До пяти пользователей — бесплатно, дальше — платные тарифы, цена зависит от функций, которые хотите подключить.

Comindware

Платформа для бизнеса с системой управления проектами.
Подходит для agile-разработки. Можно использовать готовые шаблоны или создать свои. Программа автоматически планирует задачи на основе приоритетов, предупреждает о дедлайнах, составляет отчеты.

Что важно знать о программе

  • Платная, стоимость зависит от типа и количества необходимых функций.
  • Можно выбрать облачный сервис или локальную версию.

Flowlu

Облачный сервис для командной работы над проектами. Подходит для разработки по Agile, поддерживает функцию kanban-досок и ментальных карт. Можно рассчитать бюджет проекта и создать базу знаний для программистов и тестировщиков, чтобы они могли искать решения похожих задач по тегам.

Читать еще:  Менеджер программы лояльности

Что важно знать о программе

  • Есть интеграция с Google Drive, с «1С.Бухгалтерией», с платежными системами — PayPal или «Яндекс.Кассой», можно синхронизировать с amoCRM и «Битрикс24». А также импортировать данные из Jira.
  • Есть бесплатная версия для команд до трех человек, остальные тарифы платные: чем больше функций вам нужно, тем выйдет дороже.

Podio

Стандартная программа для управления проектами и задачами. Есть все базовые функции: планирование, командная работа, отчеты. Можно подключить дополнительные расширения, например, диаграмму Ганта. Доступна с компьютера или смартфона.

Что важно знать о программе

  • Интегрируется с Google Drive, Google Календарем, Evernote, Dropbox и другими. Бонус: компания предоставляет открытый код, чтобы синхронизировать систему с любыми сервисами, которых нет в списке на сайте.
  • Бесплатно до пяти сотрудников, есть платные версии от Basic до Premium — если ваша команда больше.

Worksection

Cервис, который систематизирует всю работу по проектам. Подходит для планирования, декомпозиции и контроля задач. Доступны совместная работа,
тайм-трекинг, диаграмма Ганта.

Что важно знать о программе

  • Синхронизируется с календарем и почтой, можно составлять отчеты в программе или экспортировать их в Excel.
  • Сервис платный, но можно протестировать бесплатно в течение месяца.

Advanta

Программа для планирования проектов, управления рисками и изменениями, аналог Microsoft Project. В ней можно рассчитать трудозатраты и проанализировать уровень загрузки сотрудников, оценить бюджет проекта, работать с документами. Софт поддерживает работу по Scrum и Agile.

Что важно знать о программе

  • Интегрируется с MS Project Server.
  • Программа платная, но есть пробная версия.

Инструмент управления проектами для agile-команд: можно создавать
scrum- и kanban-доски, составлять дорожные карты. Работает из облака или сервера. Можно создавать свои процессы для работы или выбрать один из предложенных шаблонов. Удобно для разработчиков: можно перейти к коду прямо из задачи.

Что важно знать о программе

  • Есть облачная и серверная версии.
  • Можно попробовать бесплатно, дальше цена будет зависеть от тарифа.

«Битрикс24»

Комплексный софт для бизнеса с функцией ведения проектов. Поддерживает
kanban-доски и диаграмму Ганта. Задачи можно ставить из электронной почты, есть шаблоны и групповое редактирование. Можно анализировать эффективность и оценивать выполненные сотрудниками задачи, а еще автоматизировать работу с помощью роботов. Софт подходит для компьютера, смартфона или планшета.

Что важно знать о программе

  • Бесплатная совместная работа до 12 сотрудников и три платных тарифа.
  • Есть облачная и серверная версии.

Заключение

Мы привели только некоторые примеры программ для управления проектами. На самом деле их гораздо больше, а чтобы найти подходящую, вам придется попробовать разные варианты. Мы не сможем решить за вас, какой софт выбрать. Поэтому советуем курс Skillbox: там преподаватели научат вас работать с программами, которые сами проверили на практике, и поделятся кейсами.

17 полезных программ для офисных работников

Эти программы упрощают работу миллионов людей по всему миру. Возможно, вы ещё не знаете о некоторых приложениях или напрасно не используете их — проверьте наш список.

1. Microsoft Office

  • Платформы: Windows, macOS, Android, iOS, веб.
  • Цена: 5 199 рублей или от 269 рублей в месяц.

Универсальный набор приложений для работы с текстовыми файлами (Word), таблицами (Excel), презентациями (PowerPoint), почтой (Outlook), заметками (OneNote) и другими типами документов. Первая версия Microsoft Office увидела свет 27 лет назад, но благодаря постоянному развитию этот продукт до сих пор остаётся одним из самых востребованных на рынке.

Программы из пакета Microsoft Office объединяют в себе мощную функциональность и удобство использования. Поэтому отлично подходят для создания и редактирования офисных документов любой сложности. Плюс ко всему они интегрированы с облачными сервисами Microsoft: вы можете получить доступ к файлам на любом устройстве и работать над общими документами совместно с другими людьми.

Microsoft Office выходит далеко за пределы базовых функций. Например, для удобной работы с текстом в Word есть встроенный переводчик и функция распознавания речи, которая печатает надиктованные пользователем слова. А OneNote умеет распознавать текст на снимках.

2. iWork

  • Платформы: macOS, iOS, веб.
  • Цена: бесплатно.

Фирменный офисный пакет Apple, который бесплатно может скачать любой пользователь Mac. Приложения Pages, Numbers и Keynote почти ничем не уступают своим аналогам от Microsoft и позволяют создавать документы, таблицы и презентации, одновременно редактируя их с коллегами на macOS, iOS или в браузере.

3. Evernote

  • Платформы: Windows, macOS, Android, iOS, веб.
  • Цена: бесплатно или от 1 000 рублей в год.

Этот популярный цифровой блокнот — отличный инструмент для управления большой коллекцией текстовых, графических и голосовых заметок. Evernote предлагает систему тегов, которыми можно отмечать добавленные записи. Для большего удобства теги можно группировать и вкладывать друг в друга. Такой уникальный подход позволяет легко структурировать сотни и даже тысячи заметок и при необходимости быстро находить нужные из них.

Evernote поддерживает синхронизацию между устройствами и позволяет работать без подключения к Сети.

4. Spark

  • Платформы: macOS, iOS, watchOS.
  • Цена: бесплатно.

Никакую офисную работу нельзя представить без взаимодействия с почтой. Spark поможет разбирать завалы входящих и отвечать на письма коллег максимально быстро. Благодаря продуманному до мелочей интерфейсу, автоматической сортировке писем, умному поиску и множеству других полезных функций ваша работа с почтой превратится в настоящее удовольствие.

5. Foxit Reader

  • Платформы: Windows, macOS, Linux.
  • Цена: бесплатно.

Работникам офисов часто приходится иметь дело с документами в формате PDF. В таких ситуациях важно иметь под рукой удобный просмотрщик PDF-файлов. А ещё лучше — программу, с помощью которой можно не только просматривать документы, но и аннотировать их. Хорошим кандидатом на эту должность является программа Foxit Reader. Она быстрая и удобная в управлении. С её помощью можно читать PDF-файлы, делать пометки в тексте и оставлять на страницах свои комментарии.

6. Things

  • Платформы: macOS, iOS, watchOS.
  • Цена: 3 790 рублей.

Поток ежедневных задач совершено невозможно удержать в голове, а потому фиксация идей и планирование дел — залог успеха в работе. В отличие от того же Todoist, Things создан скрупулёзно, с вниманием к каждой детали интерфейса и дизайна, чтобы приведение всех ваших дел в порядок было быстрым и удобным. Исповедуя философию GTD, приложение помогает организовать рабочие проекты, структурировать и планировать задачи. Всё, что вам остаётся, — это лишь выполнить их.

7. Cold Turkey Blocker

  • Платформы: Windows, macOS.
  • Цена: бесплатно или 25 долларов.

Если во время работы вы слишком часто отвлекаетесь на неуместные сайты и программы, вам поможет Cold Turkey Blocker. Это приложение блокирует все отвлекающие факторы на заданное вами время. Пока не истечёт срок, вы не сможете открывать внесённые в список сайты и программы. Cold Turkey Blocker умеет включать блокировку автоматически по заданному пользователем расписанию.

8. MindNode

  • Платформы: macOS, iOS.
  • Цена: 2 290 рублей.

MindNode пригодится всем, кто работает со сложными проектами, и позволит визуализировать развитие идеи в окончательный продукт. С этим приложением вы сможете устраивать мозговые штурмы, создавать карты мыслей любой сложности и быстро делиться ими с коллегами, а также экспортировать задачи в Things, OmniFocus и другие приложения или сервисы.

9. Pushbullet

  • Платформы: Windows, Android, iOS, веб.
  • Цена: бесплатно или от 3,33 доллара в месяц.

Эта небольшая утилита синхронизирует ваш компьютер со смартфоном, планшетом или другими гаджетами. Достаточно установить клиенты Pushbullet на все устройства и подключить их к общему аккаунту. После этого вы сможете видеть на компьютере все мобильные уведомления и передавать между гаджетами заметки, ссылки и небольшие файлы.

Если ваше мобильное устройство работает на Android, то вы также сможете отправлять и принимать СМС и сообщения мессенджеров прямо с компьютера. Кроме того, Pushbullet объединяет буферы обмена разных устройств: любой скопированный на смартфоне или планшете текст можно тут же вставить в текстовое поле на компьютере, и наоборот.

10. Bear

  • Платформы: macOS, iOS.
  • Цена: бесплатно или 949 рублей в год.

Простой и лёгкий аналог Evernote, который можно использовать для записи идей, кода и вообще любых текстов. Bear имеет мощную систему тегов с подтегами, удобный поиск и поддерживает упрощённую разметку Markdown, а также экспорт готового текста в различные форматы, включая HTML, PDF и DOCX. А ещё приложение может похвастаться лаконичным интерфейсом и красивыми темами оформления на любой вкус.

11. FocusList

  • Платформы: macOS, iOS, watchOS.
  • Цена: 379 рублей.

Методика Pomodoro хорошо известна своей эффективностью и повсеместно используется. Для лавины рутинных и не очень офисных задач она подходит как нельзя лучше. С таймером FocusList вы сможете не только отслеживать рабочие отрезки и перерывы на отдых, но и видеть, сколько времени занимают те или иные задачи. А это, в свою очередь, поможет проанализировать рабочий процесс и меньше прокрастинировать.

12. f.lux

  • Платформы: Windows, macOS, Linux.
  • Цена: бесплатно.
Читать еще:  Менеджер по созданию проектов

В течение рабочего дня освещение в офисе меняется. Но температура цветов на вашем рабочем дисплее всегда одинакова как при естественном дневном свете, так и под вечерними лампами. Из-за этой разницы экран может казаться слишком ярким и быстро утомлять глаза. Программа f.lux автоматически подстраивает цвета дисплея под условия освещения. Похожая функция встроена в Windows 10, но f.lux содержит больше настроек и позволяет добиться максимально комфорта для глаз.

13. Paste

Небольшая утилита Paste значительно расширяет возможности буфера обмена, что просто бесценно при работе с различными документами и таблицами. Приложение будет запоминать скопированный текст, файлы и ссылки, открывая удобный доступ к истории буфера обмена. В настройках можно настроить количество запоминаемых объектов, задать горячие клавиши и включить синхронизацию со всеми вашими устройствами.

14. GIMP

  • Платформы: Windows, macOS, Linux.
  • Цена: бесплатно.

Даже если вы не дизайнер, то всё равно наверняка редактируете изображения для различных офисных дел. К примеру, обрезаете фото и корректируете его цвета для очередной презентации или поста на корпоративном портале. Устанавливать Photoshop для таких целей глупо. Проще воспользоваться его бесплатной альтернативой — GIMP. Этот редактор, возможно, и уступает Photoshop в количестве функций. Но для непрофессиональных задач его точно будет более чем достаточно.

15. Look Up

А вот приложение Look Up позаботится о вашем здоровье, а точнее — зрении. Оно помогает снижать напряжение глазных мышц от работы за компьютером, каждые 20 минут напоминая на несколько секунд оторваться от экрана и посмотреть вдаль. Также в Look Up есть подборка простых упражнений для растяжки затёкшей спины и других мышц.

16. TextExpander

  • Платформы: macOS, iOS, Windows.
  • Цена: 45 долларов 4,16 доллара в месяц.

TextExpander позволит экономить время всем, кто много работает с текстами и вынужден часто вводить одну и ту же информацию. С его помощью можно настроить клавиатурные сокращения, которые будут мгновенно разворачиваться в заранее заданный текст любого объёма. Например, с TextExpander можно в пару кликов вставлять email, ответы на письма, платёжные реквизиты и любую другую информацию, которую вы часто набираете вручную. Благодаря синхронизации сокращения будут доступны и на iOS, где ввод осуществляется через клавиатуру TextExpander.

17. Todoist

  • Платформы: Windows, macOS, Android, iOS, веб.
  • Цена: бесплатно или от 2 190 рублей в год.

Todoist можно использовать как обычный планировщик повседневных или рабочих дел. Всё как обычно: создаёте задачи, ставите напоминания, отмечаете выполненные дела.

Вместе с тем возможностей этого сервиса хватит для ведения сложнейших офисных проектов с многоуровневой структурой, большим количеством участников и подзадач. В Todoist есть инструменты для делегирования и настройки иерархии задач, метки, фильтры и другие продвинутые функции. Благодаря им приложение легко подстроится под ваши личные и профессиональные цели, какой бы масштаб они ни приобрели.

Установив клиент Todoist на своё устройство, вы сможете управлять задачами даже без интернета.

Лучший софт для управления проектами и командой: от планирования до отчетности

Операционные вопросы — один из самых сложных моментов в любом бизнесе. Co-founder и CTO маркетплейса для поиска репетиторов Preply Дмитрий Волошин рассказал, какие программы и приложения стоит использовать для управления проектами и командного менеджмента.

Сейчас в Preply работает почти 50 человек. Это разработчики, дизайнеры, маркетологи, саппорт-менеджеры и другие специалисты. За несколько лет существования стартапа наши организационные процессы сильно эволюционировали. Мы начинали с планирования задач в Google Docs, а теперь используем для управления проектами и командой самый современный специализированный софт. Расскажу, какие инструменты менеджмента есть на рынке, в чем их особенности и кому подходят те или иные решения.

Дмитрий Волошин

Co-founder и CTO Preply

курс

PROJECT
MANAGER

Узнать больше

  • Получите необходимую базу для работы руководителем проекта — профессия с нуля
  • Упор на практику: каждый студент работает минимум с 4 различными проектами
  • Овладеете искусством укладываться в сроки, бюджет, ресурсы

Для мозгового штурма и координации

Первый этап любого проекта — изучение вопроса, определение цели и составление «дорожной карты» с промежуточными этапами — milestones.

MindMup 2 — один из самых популярных сервисов для построения ассоциативных карт. Чистый и интуитивно понятный интерфейс. Есть возможность совместной работы. В бесплатной версии карты можно сохранять только публично. Приватные карты доступны в версии Gold (от $25 в год). Сервис удобен для новичков, также подойдет для не слишком сложных, но регулярных задач.

MindMeister — еще один сервис для майндмэппинга. Он дороже (версия для командной работы — от $9 в месяц), но и функций больше. Иконки, библиотека изображений, история правок, режим презентации, task feed, чат и многое другое. В таком можно спланировать, например, разработку приложения или другого сложного продукта.

GanttPro — приложение, которое позволяет планировать проекты и контролировать процесс их выполнения. В основе продукта — популярный принцип диаграммы Гантта. Используются две оси: на вертикальной располагается список задач, горизонтальная отводится календарю. Получается четкий и наглядный график. Задачи можно объединять в группы и делить на подзадачи, прогнозировать сроки и отслеживать статусы. Сервис наиболее полезнен компаниям, которые разрабатывают сложные продукты с большим объемом работы: например, технологическим.

Для планирования задач

Чтобы планировать и распределять задачи, а также контролировать процесс их выполнения, используются различные программы-органайзеры. Планировщиков на рынке десятки, вот несколько примеров.

Trello — пожалуй, самый известный сервис для организации задач в виде рабочих досок. Базовая часть сервиса бесплатная, оплачиваются только расширения. Есть возможность добавлять чек-листы и выставлять приоритеты. Может синхронизироваться со Slack, GitHub, Salesforce, Evernote, Google Drive. Отлично работает в Kanban-проектах.

MeisterTask — почти полностью повторяет функционал Trello. Отличительная особенность — интеграция с упомянутым выше MindMeister, а заодно — со Slack, GitHub, Zendesk.

Jira — вообще-то это система отслеживания ошибок, которая задумывалась как инструмент для организации взаимодействия с пользователями. Но многие применяют Jira для управления проектами (мы в том числе). Идеально подходит для работы по Scrum. Позволяет планировать спринты и проекты в целом, делегировать задачи и собирать их в бэклог, указывать приоритеты и отслеживать дедлайны.

Bitrix24 — продукт, который позиционируется как сервис автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. Есть возможность планировать задачи по нескольким проектам одновременно, назначать исполнителей, измерять затраченное время, обмениваться сообщениями, общаться в live-чате. Включает в себя CRM. Сервис популярен среди нетехнологических компаний.

Для внутренней коммуникации

Slack — удобный корпоративный мессенджер, который не нуждается в представлении. Закрытые и открытые чаты, обмен файлами, удобная мобильная версия. Подходит для общения в рамках практически любой команды.

Skype — традиционный инструмент для аудио- и видеосвязи с коллегами, подрядчиками и клиентами, которые живут за границей. Но с юзабилити у него определенно проблемы. Например, чтобы увидеть сообщение во время звонка, нужно вручную открыть соответствующий раздел.

Google Hangouts — менее популярный аналог Skype, который отлично справляется с теми же функциями и реже падает.

Для трекинга времени

Отслеживать время выполнения задач нужно, во-первых, для более точного планирования. Если вы точно знаете, сколько времени ушло на проект, в следующий раз спланировать работу будет проще. Во-вторых, тайм-трекинг помогает реально оценить стоимость различных продуктов и услуг: цена напрямую зависит от вложенных в проект человеческих ресурсов.

Toggl — кроссплатформенный тайм-трекер. Есть возможность работы в команде и шеринга для клиентов. Можно менять workplaces — чтобы отдельно считать время, затраченное на несколько сайд-проектов. Эта функция также полезна для тех сотрудников, которые работают part-time. Автоматически строит аккуратные и наглядные отчеты.

Timely — помимо трекинга времени есть функции планирования и биллинга. Очень удобный интерфейс: сразу видно, на какое время запланированы задачи и сколько еще свободных часов (или минут) у вас осталось. Один минус — с недавнего времени сервис работает только платно. Версия для команды — от $14 долларов за одного юзера в месяц.

primaERP — сервис, объединяющий возможности Toggle и Timely. Система учета рабочего времени и перерывов, удобный тайм-трекинг и наглядное планирование. Есть возможность создавать и выставлять счета, а также контролировать оплату. Для команды до 3 человек — бесплатно. Больше — платно. На стоимость влияет количество пользователей и подключенные для них услуги.

Список можно дополнить разве что сервисами Google: почтой Gmail, сервисом для совместной работы с документами Google Docs, облачным хранилищем Google Drive, органайзером Google Calendar и другими инструментами. Для бизнес-целей стоит выбирать аккаунт G Suite (от $5 в месяц за одного пользователя).

Важно помнить одно: идеальных решений, который подходили бы всем, не существует. Экспериментируйте, изучайте различные инструменты, взвешивайте плюсы и минусы, которые актуальны именно для вашей команды.

И не забывайте анализировать, оправдывает ли инструмент затраты. Так найдете свой оптимальный набор инструментов.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector