Krististudio.ru

Онлайн образование
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Основные инструменты тайм менеджмента

10 эффективных инструментов тайм-менеджмента

Далеко не всем необходимо осваивать целые методики тайм-менеджмента. Для достижения поставленных целей вполне достаточно будет освоить несколько лайфхаков и хитростей. В качестве примера таких лайфхаков приводим 10 эффективных техник управления временем.

1. Не бойтесь говорить “нет”

На каждое ваше согласие участия в проекте, дополнительной работы, помощи, организации чего-либо, от чего-то придется отказаться. Кроме этого научиться говорить “нет” нужно не только коллегам, но и интернет-серфингу. Ну если все же что-то для вас является обязательным, например, выпить утренний кофе с коллегами, то внесите этот пункт в список дел и не рассматривайте его как трату времени.

2. От сложного к простому

Начинайте свой день с решения самых сложных задач, постепенно переходя к более простым. Почему это необходимо? Во-первых, таким образом вы сможете побороть свое нежелание заниматься тяжёлой работой, которое ближе к концу дня все увеличивается. Во-вторых – это отличная мотивация. Как только вы сделаете это задание, все остальные покажутся невозможно простыми.

3. «Ешьте слона» по частям.

Каждый сталкивался с заданиями невероятных объемов и при первой попытке осознать объемы работы к нам приходит паника. Как это сделать? как успеть? Спокойно проанализируйте задание, определите этапы работы, дедлайн для выполнения каждых из них и приступайте!

4. Делегируйте.

Один из главных принципов тайм-менеджмента — максимально сократить время на выполнение рутинных дел. Если у вас есть подчиненные, часть вас задач может выполнить кто-то из них.

5. Делайте перерывы.

Для этого необходимо освоить технику Pomodoro. Один “помидор” — это 30 минут рабочего времени, из которого 25 минут уходит на работу и 5 минут на отдых. Можно использовать любые отрезки времени, например 45 минут и 15 минут. Суть одна: сосредоточенно работаем, затем отдыхаем. Во время перерывов можно выпить кофе, размяться, отдохнуть, сделать звонок, составить план дел и т.д. Или же продолжить работать и немного увеличить следующий отдых.

6. Принцип Парето или правило 80/20.

«20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

Правило применимо и в отношении времени: 20% временных затрат приносят 80% результата, остаток в 80% отвечает за 20% результата. Именно поэтому следует определить наиболее результативные задачи и сконцентрироваться на их решении.

7. Утренний фрирайтинг.

В течение дня не все можно предугадать, но многое зависит от утреннего настроя. Поэтому советуем, перед началом рабочего дня сосредоточиться на целях и планах на день и ответить на вопросы в письменном виде:

  • Что нужно успеть?
  • Что может мне помешать?
  • Как понять, что день прошел успешно?

Это можно сделать как в обычном блокноте, текстовом документе или медитативном текстовом редакторе Ommwriter. От того, как вы настроитесь на день, зависит, как он пройдет.

8. Фокусные дни.

Распределяйте свою занятость таким образом, чтобы выделить день или два на выполнение стратегически важных дел или работу над сложным заданием. В эти дни не запланированы звонки и встречи, почта проверяется только раз в день, а телефон. в идеале, выключен. Полная концентрация и абсолютное погружение в работу без отвлекающих факторов.

9. Подумайте не только о работе.

Многие забывают, что тайм-менеджмент не ограничивается рамками офиса. Определите соразмерно ли тратится ваше время на карьеру, семью, отдых, обучение и т.д.

10. Хвалите себя.

Поощрение — это дополнительная мотивация и положительные эмоции. Определите для себя вознаграждение за выполнение задания, или если все планы за день будут выполнены и т.д. Это может быть отдых, массаж, вкусное блюдо — то, что принесет вам настоящее удовольствие.

Тайм-менеджмент – это набор инструментов, помогающих эффективно организовать рабочее время и не потратить личное на “ловушки времени”. как только вы освоите эти инструменты, вы сами удивитесь как много возможность появится перед вами.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

ТОП-4 инструмента тайм-менеджмента, которые добавят вам пару часов в сутки

Приветствую! Все знают, что термин «тайм-менеджмент» дословно переводится как «управление временем». Но это не совсем корректно – ведь управлять временем человек пока не умеет. Зато мы можем эффективно управлять своими делами (и не только рабочими) с учетом временных ограничений!

Продуктивность – то, что отличает успешных людей от всех остальных. За свою жизнь Николай Рерих написал 7000 картин и 30 книг и объездил полмира. А как Вы расходуете свой невосполнимый и самый ценный ресурс?

На мой взгляд, тайм-менеджмент – это набор хитростей и приемов, которые позволяют легко обмануть собственную лень. Предлагаю лично проверенные инструменты тайм менеджмента!

«Помидор»

Название конечно забавное, но метод вполне серьезный. 🙂 Инструмент «Помидор» нужен для максимальной концентрации внимания. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов выполнить любую работу в сжатые сроки.

  • Четко сформулируйте задачу, над которой будете работать
  • Поставьте таймер (можно в виде помидора) ровно на 25 минут
  • Работайте, не отвлекаясь ни на что, до звукового сигнала
  • Сделайте короткий перерыв на 4-5 минут
  • Приступайте к следующему 25-минутному отрезку
  • После каждого шестого этапа устраивайте длинный перерыв на 15-20 минут

Инструмент отлично подходит для решения одной задачи, на которой нужно полностью сконцентрироваться: написать отчет, составить макет дизайна сайта, перевести текст с английского.

Приоритетное планирование

Метод основан на матрице Эйзенхауэра, о которой я писал в одном из недавних постов. Представляет собой квадрант из четырех квадратов с двумя осями. По горизонтали матрица делится на «срочно» и «не срочно», по вертикали – на «важно» и «не важно».

Каждой задаче присваивается приоритет на основе двух критериев (срочности и важности). Вариантов может быть всего четыре: A, B, C, D.

Как метод приоритетного планирования использует матрицу Эйзенхауэра?

  1. Записываем текущие задачи в колонках A, B, C, D
  2. Выполняем задачи «А» (если они есть). Грамотное планирование предполагает, что «срочных и важных» дел должно быть как можно меньше. Задачи категории «А» могут стихийно появляться в течение дня! Поэтому и время на них нужно резервировать заранее
  3. Задачи из квадрата «С» (срочные, но неважные) перепоручите кому-то другому. Классический пример: руководитель компании часто делегирует личному помощнику дела вроде «забрать вещи из химчистки», «забронировать столик в ресторане» или «заказать билеты на самолет»
  4. Приступайте к выполнению задач из квадрата «В» (важные, но не срочные). Это основные дела, на которые расходуется максимум времени и сил
  5. Задачи из квадрата «D» (не срочные и не важные) можно выполнять после всех остальных либо игнорировать вовсе. Или, в крайнем случае, использовать в качестве короткого отдыха на протяжении дня

Метод «Альпы»

Один из самых простых и наглядных инструментов тайм-менеджмента для планирования рабочего дня.

  • Составляем список задач
  • Расставляем приоритеты
  • Рассчитываем время на выполнение каждой задачи и общую потребность во времени
  • Сокращаем итоговое число до 60% всего дня
  • Перепоручаем другим все, что можно перепоручить
  • В конце дня контролируем выполнение и переносим все невыполненное на следующий день

Метод Шваба

Когда-то за создание этого метода планирования президент компании Bethlehem Steel Чарльз Шваб заплатил консультанту Айви Ли $25 000.

Как пользоваться методом Шваба?

  • Записываем самые важные задачи
  • Определяем последовательность и нумеруем их
  • Работаем над решением задач в заданной последовательности
  • Закончив работу над одной задачей, проверяем, не появились ли новые и не сместились ли приоритеты в пользу других
  • Добавляем новые дела в список, соблюдая приоритетность
  • Продолжаем работать над задачами по мере убывания их важности

Полезные советы лично от меня

Протестировав на себе кучу методик и инструментов планирования, я понял, что все не так просто. Какие-то техники мне категорически не подошли. Другие дали потрясающий результат, но… не сразу. Кстати, кучу рабочих инструментов предлагает Глеб Архангельский в своей книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» .

А пока делюсь универсальными рекомендациями, которые лично мне сэкономили кучу сил и нервов.

  • Выбирайте планировщик под себя

Если день у Вас не слишком загружен (или Вы не любите гаджеты), то идеальный вариант – обычный бумажный блокнот. Если постоянно работаете за компьютером – подойдет удобный планировщик в электронном виде. Ну, и если Вы не представляете свою жизнь без гаджетов, то лучшие помощники — приложения для смартфонов и планшетов.

Читать еще:  Дао тойота 14 принципов менеджмента

  • Планируйте день заранее

Следующий день лучше планировать накануне вечером, а не утром «отчетного» дня. То же самое можно сказать и о планах на неделю. Их желательно составлять в воскресенье вечером, а не в понедельник.

Раньше я упорно совершал одну и ту же ошибку: составлял график, где дела шли одно за другим без единого «окна». Уже через неделю я понял, что постоянно жить в состоянии дедлайна — верная дорога к неврозу.

Во-первых, какие-то дела не удавалось втиснуть в то время, которое я им отводил. Во-вторых, в течение дня появлялись новые задания, неучтенные в графике. В-третьих, пару раз в неделю обязательно случались форс-мажоры: прокол колеса, жуткая «пробка» по пути на встречу или друг просил помочь с ремонтом. Такие непредвиденные дела, как правило, отнимают кучу времени и заставляют кардинально пересмотреть планы на день.

Вывод: каждый день оставляйте «окна» на форс-мажоры. Если ничего «внепланового» не произошло, время можно потратить на:

  • Отдых
  • Дела из категории «на потом»

Кстати, давно хотел рассказать Вам о таком полезном инструменте как «дела на потом». В своем блокноте для планирования (или в электронном планировщике) выделяете отдельную страничку.

Туда записываем все «несрочные» дела, до которых руки не доходят никогда. Сразу же делим их на три категории: «до одного часа», «два-три часа» и «полдня». Например: «привести в порядок платежки по ЖКХ за прошлый год», «заехать к стоматологу на профилактический осмотр» и «купить и поменять кран на кухне».

Как только в Вашем графике неожиданно образовалось окно: открываете список дел «на потом» и выбираете что-то под настроение. Всего за полгода можно, не напрягаясь, переделать ВСЕ, что копилось годами!

А какими инструментами тайм-менеджмента пользуетесь Вы? Подписывайтесь на обновления и делитесь ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

Основные инструменты тайм менеджмента, которые помогут вам использовать свое время по максимуму

Приветствую всех читателей блога!

Не ошибусь, если скажу, что тайм-менеджмент в последнее время интересует многих людей, значительная часть из которых даже не подозревает об этом.

С тех пор, как появилась возможность для дополнительного заработка в Интернете, пользователи, имеющие постоянную работу, вынуждены находить дополнительное время, чтобы осваивать эти возможности.

В своей статье я расскажу, как правильно распределять свое время и эффективно использовать инструменты тайм менеджмента.

С чего начать

Основными инструментами тайм менеджмента являются обычные напоминалки, например, такие традиционные, как блокнот с ручкой, органайзер, или более современные – смартфоны и компьютерные программы.

Кто-то, конечно, улыбнется термину «инструменты», применяемому к обычным вещам, но специалисты уверяют, что начав использовать элементарные вещи для планирования своего дня, вы уже через неделю ощутите, что это действительно работает.

Правильная постановка целей, своевременное достижение результата, повышение своей эффективности на работе, выполнение большего количества задач за день и просто планирование рабочего дня – вот, что будет под силу человеку, использующему хотя бы простейшие средства напоминания.

Вы заметите, что станет меньше суетливости и стрессов, а времени, оказывается, достаточно еще и на хороший отдых, что опять же положительно сказывается на выполнении рабочих обязанностей.

Что записывать в напоминалки, чтобы получать максимальные результаты при минимуме временных затрат? Поставьте себе цели и определите для каждой из них срок, в течение которого она должна быть достигнута.

Помните, цели бывают:

  • краткосрочными (как правило, это задачи на текущий день);
  • долгосрочными (их чаще всего разделяют на этапы, чтобы проще было контролировать выполнение).

Составив список целей, вы должны проанализировать их и выявить наиболее важные и срочные. Это позволит в дальнейшем не растрачивать время и силы на второстепенное. Если вы больше усилий приложите к осуществлению важных проектов, то это гарантирует вам успех.

Практические методы

Расставить приоритеты поможет научный подход к управлению временем. Есть инструмент под названием матрица Эйзенхауэра. Согласно этой матрице каждую цель относят к задачам одной из четырех категорий, а именно:

  1. важным и срочным одновременно;
  2. важным, но не срочным;
  3. срочным, но не важным;
  4. не срочным и не важным.

Цели первой категории должны достигаться немедленно вами самими, не перекладывайте их реализацию ни на кого.

Отличие целей второго типа только в том, что их выполнение планируется на более позднее время.

Решение срочных и неважных задач может поручаться другим лицам.

Целям последней категории уделяется меньше всего внимания – они выполняются попутно, по мере возможности, зачастую даже не требуется решение, так как все как-то само собой рассасывается.

Другой инструмент для выявления приоритетных задач – ABC-анализ. В качестве критерия выступает важность, подразделяемая на три ступени: A, B, C. Цели разных ступеней отличаются процентной долей времени, затрачиваемого на их достижение, и процентной частью результата, получаемого в итоге. Не понятно? Объясняю!

Есть время, выделенное на решение всех выбранных задач, обозначаем его в 100%. И есть желаемый результат: 100% – это выполнение всех задач.

Так вот, выполнение одной A-задачи потребует 15% от общего времени, выделенного на все задачи. В результате же выполнения этой одной A-задачи будет достигнуто 65% общего результата. Таким образом, проекты, важность которых относится к категории A – лучшие по приоритетности и должны выполняться прежде остальных.

Задача категории B выполняется за 20% от общего времени и добавляет 20% к общему результату. Решение B-задач либо планируют на более позднее время, либо делегируют другим работникам и службам.

C-задача требует 65% общего времени, а к результату добавляет всего 15%. Как правило, это рутинные дела, выполняемые после решения более приоритетных задач. Какие-то из них со временем отменяются, другие разрешаются сами собой… короче, это самые малозначительные цели.

Резерв времени и постоянный контроль

Важно понимать, что спланировать можно до 60% рабочего времени, не больше. Все остальное время резервируется на случай форс-мажора. Запомните, обязательно нужно оставлять временной запас!

Завершающим этапом тайм-менеджмента можно считать оценку своей эффективности по истечении определенного времени. Это может быть неделя, месяц или просто рабочий день. Делать это нужно регулярно – сравнивать результат, который был запланирован, с реальным и корректировать план на будущее.

Если прочитанной информации вам недостаточно, тогда рекомендую пройти один замечательный курс « Хозяин времени », в котором рассмотрены основные моменты тайм-менеджмента и представлена авторская методика реализации намеченного плана.

Вот и все, что я хотел вам сегодня рассказать. Подписывайтесь на обновления блога, делитесь ссылками на мои статьи в соц. сетях, скоро увидимся. Пока!

7 главных принципов тайм-менеджмента

А теперь перейдём к практике и выясним, как правильно управлять временем, с чего начать контроль и планирование своих действий, какие трудности обычно возникают на этом пути и как их преодолеть.

Принцип 1. Планируйте свои действия

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Неважно, сидите ли вы в офисе, стоите у конвейера, подрабатываете курьером в свободное от учёбы время – чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Даже если ваши действия строго регламентированы должностной инструкцией, всегда нужно иметь заранее составленный план – это поможет справляться с работой более эффективно и оперативно.

Помните, что все успешные люди планируют свою жизнь.

Запомните несколько важнейших аксиом тайм-менеджмента :

  • Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, её не существует.
  • Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%.
  • Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.

Необходимо, чтобы планирование стало вашей второй натурой: возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром на работе вы уже будете точно знать, с чего начинать, чем продолжить и как закончить.

Всегда оставляйте определенный резерв времени на «форс-мажор» — непредвиденные обстоятельства.

Помните, что те несколько минут, что вы затратите на составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе внедрения в жизнь.

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Если говорить более простым языком, вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать её на более конкретные и локальные задачи.

Читать еще:  Тайм менеджмент основы

В теории менеджмента этот навык именуется «декомпозиция целей» . Основной способ воплотить данное понятие на практике – это переход от общего к частному.

Пример
Вы работаете маркетологом в коммерческой фирме и ваша главная цель – поднять продажи в текущем сезоне на 30%.
Внедрение данной цели можно разбить на несколько подзадач: увеличить продажи в конкретной торговой точке путем проведения рекламных акций, пересмотреть вопрос ценообразования на некоторые позиции, скорректировать цены, провести масштабную рекламную кампанию в интернете и в СМИ.

Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании.

Он называется принцип SMART .

Согласно данному принципу цель должна быть :

  • конкретной (Specific);
  • измеримой (Measurable);
  • достижимой за определенный период (Attainable);
  • актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
  • ограниченной во времени (Time-bound).

Основной критерий полезности и эффективности локальной задачи – её конкретность. Начиная движение к крупной цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы.

Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.

Даже самые великие творцы не создавали свои произведения сразу целиком – сначала они составляли план, а затем выполняли его по пунктам. Один из секретов успешного управления временем – в умении сосредоточиться на текущих задачах, не теряя общего направления.

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

О необходимости обязательно фиксировать план действий уже было сказано выше. Здесь же рассмотрим, каким образом это лучше всего сделать. Существует несколько рабочих и действенных инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными.

Один из таких методов называется «Диаграмма Ганта» . Объясню, как это выглядит на практике.

Пример
Допустим, ваша цель – построить дом. Для начала следует разбить задачу на несколько этапов: расчистить площадку, вырыть и заложить фундамент, провести надземные работы, выполнить отделку помещений, провести коммуникации и заняться благоустройством.

В диаграмме Гранта указываются все задачи текущего масштабного проекта вместе со сроками их осуществления, продолжительностью во времени и очередности выполнения.Однотипные задачи можно группировать в один пункт, а более объёмные дела целесообразно разбивать на несколько последовательных задач.

Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного этапа.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.

Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД» .

Способ АБВГД (ABCD)
«А» – это самое важное дело текущего дня, «Б» – менее важное, «В» – задача средней значимости и т.д.

Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоёмкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от её выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности.

Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» — это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его на «послеобеда», на вечер, а то и на завтра.

Но суть в том, что тем самым создаётся постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает вам продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начинать день следует с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполнятся практически сами собой.

Логическим продолжением метода Брайна Трейси здесь является закон или принцип Парето.

Закон Парето
20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.

Таким образом наша задача — выявить эти 20% наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.

Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется «Матрица Эйзенхауэра» . Политический и военный деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным.

Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории :

  • срочные и важные;
  • важные, но не срочные;
  • срочные, но не очень важные;
  • неважные и несрочные.

Первая категория : срочные и важные — это первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. Поручать их подчиненным не стоит – это нужно делать самому и немедленно.

По-другому этот сектор матрицы называют «Сектором пожара», находиться в котором долго чревато неблагоприятными последствиями, прежде всего для собственного здоровья.

Вторая категория : важные дела, не являющиеся срочными. Внимание, вот оно — ваше место силы!

Мой секрет тайм-менеджмента — находиться в секторе « Важные — Не срочные » .

Это самый эффективный сектор матрицы. Здесь вы спокойны, здесь вы планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно, здесь вы занимаетесь по настоящему важным.

Совет
Не допускайте перетекания важных дел в сектор срочных!

Третья категория : срочные и не очень важные дела – они могут отнять много времени, если заниматься ими с самого утра и лично. Именно такие задачи можно перепоручать подчиненным.

Дела из 4-ой категории (несрочное и неважное) можно смело вычеркивать из ежедневного списка.

Можно ежедневно составлять примерно такую таблицу, основанную на «Матрице Эйзенхауэра».

№ДелаСрочные делаНесрочные дела 1Важные делаРазрешение кризисных ситуаций, главные проектыПланирование новых задач, налаживание отношений2Неважные делаДеловые телефонные звонки, письма, совещанияРутинная механическая работа, пожиратели времени

Не поленитесь, и внедрите эту простую таблицу в свою систему планирования дня.

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Я уже говорил, как важно достигать поставленных целей, в этом пункте расскажу о том, как делать это максимально эффективно.

Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, — важнейший практический навык, овладев которым, вы решите самые приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента.

Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих. Мы можем потратить 10 000 рублей и снова их заработать, но вернуть обратно прожитую секунду мы не в состоянии.

Мы также не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для тех занятий, которые нам действительно важны.

Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени.

Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование. Точнее будет сказать, делегирование — это составляющая классического менеджмента.

Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям.

Самые элементарные примеры: свою машину можно помыть не самостоятельно, а отдать в автомойку, или еще: потекший кран в ванной можно починить самостоятельно или вызвать профессионального сантехника.

Запомните
Любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения финансов и затрат времени) предоставить другим, нужно предоставлять другим.
Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Менее важные дела можно выполнять в «не-ресурсное время».

Речь идет о той части дня, когда вы находитесь уже не на пике своих умственных и физических сил, например, в конце дня, когда есть усталость.

Также, к примеру, находясь в транспорте или в очереди, можно совмещать ожидание с обучением – прослушивать аудиокниги по профессиональному мастерству или развитию одного из навыков личной эффективности.

Ещё один важный навык для реальной экономии времени: умение говорить «нет».

Не подумайте, что отказывать нужно всем без разбора.

Умение сказать «нет» относится в первую очередь к тем людям и делам, которые лишают вас ваших энергетических и временнЫх ресурсов не давая ничего взамен.

Говорите «нет» болтливой соседке или сотруднице, чтению бульварной прессы, интернет-серфингу по соцсетям и развлекательным ресурсам, просмотру ТВ.

Помните, что даже небольшой незапланированный перерыв, когда кто-то или что-то вас отвлекло от дела, может стать причиной срыва планов.

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.

Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.

Читать еще:  Дизайн интерьера обучение

Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью — в каком направлении и с какой скоростью она движется.

Если вы почувствовали, что утратили контроль и слишком углубились в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия.

В конце концов, создавайте свои правила по управлению временем, свои фишки. Вся ваша жизнь, ваша деятельность — уникальна.

Принцип 7. Планируйте отдых

В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом, я скажу более того — планируйте отдых, также как и ваши бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.

Пример из жизни Радислава Гандапаса
Известный российский бизнес-тренер и оратор Радислав Гандапас, как он рассказывал на одном из своих тренингов, планирует в своем рабочем расписании дни на посещение гольф-клуба. Это важное хобби в его жизни.
Эти дни он выделяет красным как мероприятия высшей степени важности, которые не подлежат переносу.
В противном случае, говорит Радислав, ему не удается поиграть в гольф в принципе, так как всегда находятся дела поважнее.

Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил.

Нельзя экономить на сне, собственных выходных и общении с близкими – это такие же важные факторы эффективного тайм-менеджмента, как планирование и постановка целей.

Шесть инструментов тайм-менеджмента

Алексей Андрианов представляет наиболее распространенные методики управления своим временем и бланк для планирования задач на основе матрицы Эйзенхауэра.

Каждый из нас планирует свои дела. Сегодня в арсенале есть много разных инструментов тайм-менеджмента. Мы перепробовали многие методы в поисках лучших, наиболее подходящих. Давайте вспомним некоторые из них.

Метод «Альпы»

Один из самых распространенных. При использовании данного подхода необходимо выполнить ряд последовательных действий:

  • Составить список всех задач.
  • Расставить приоритеты.
  • Определить длительность выполнения каждой задачи и общую потребность во времени.
  • Сократите общее время до 60% дня.
  • Делегируйте то, что можно делегировать.
  • Проконтролировать сделанное и перенести невыполненное на другой день.

Метод Шваба

Это инструмент называют также «Методом 25 тысяч долларов». Именно такую сумму заплатил Чарльз Шваб, президент компании Bethlehem Steel, консультанту Айви Ли за создание данного метода, как говорится, под заказ. Шаги, предусмотренные этим методом:

  • Записать самые важные задачи следующего дня.
  • Определить последовательность задач и пронумеровать их.
  • Выполнять задачи в установленной последовательности.
  • Выполнив задачу, проверить, не сместились ли приоритеты в выполнении других задач и не появились ли новые.
  • Добавить новые задачи в список, соблюдая приоритетность.
  • Продолжать выполнять задачи по мере убывания их важности.

Метод «Помидора»

Этот метод позволяет добиваться высокой концентрации внимания на достижении результата и выполнении задачи в срок. Как это делается:

  • Определитесь с задачей, которую будете выполнять.
  • Поставьте «помидор» (таймер в виде помидора или любой другой таймер) на 25 минут.
  • Работайте, не отвлекаясь, до сигнала.
  • После сигнала сделайте короткий перерыв, на три-пять минут, после чего вернитесь к работе.
  • После каждого шестого «помидора» делайте длинный перерыв, на 15-20 минут.

Ограничения этого метода в том, что он подходит для решения одной задачи, и не подходит для составления расписания на день.

Метод «Швейцарского сыра»

Случается так, что задача не сформулирована должным образом, не подчинена никаким критериям. Причины могут быть разными: разногласия между заказчиком и исполнителем, отсутствие четкого понимания необходимого результата на текущий момент времени. Но сроки назначены, и время идет. Времени не станет больше, никто не перенесет срок сдачи задачи, и отсутствие понимания результата в текущий момент не освобождает от ответственности достижения этого результата к конкретному времени. Также бывает, что для решения задачи сразу и целиком нужно четыре часа, а у нас в запасе такого количества времени нет, зато есть по 20-30 минут ежедневно. И в первом, и во втором случае можно использовать метод «Швейцарского сыра». Механика такова:

  • Выгрызите в сыре дырку (то есть выполните ту часть задачи, о которой достаточно информации, и на которую хватит времени сегодня).
  • Выгрызите еще одну дырку в сыре (выполните еще одну часть задачи в подходящее для этого время).
  • Выгрызите еще одну дырку в сыре (выполните еще одну часть задачи в подходящее для этого время).
  • Доешьте то, что осталось (доделайте все то, что нужно для завершения задачи).

Многие мои знакомые используют этот метод тогда, когда готовятся к отпуску. Сегодня собирают документы, завтра бронируют гостиницу и покупают билеты, послезавтра оформляют страховку и так далее.

Диаграмма Ганта

Для планирования и контроля времени реализации проекта хорошо подходит ленточная диаграмма. Но нередко для построения, так называемой, диаграммы Ганта используют таблицы Excel.

  • Определите задачи, все операции и контрольные точки, требуемые для выполнения проекта.
  • Упорядочьте эти операции. Определите зависимость и расположите операции в наиболее целесообразном для вас порядке. Создайте подзадачи и логично выстройте проект.
  • Оцените ресурсы этих операций. Оцените предложение и спрос на каждый ресурс/человека. Достаточно ли ресурсов для завершения задания, или нужны дополнительные. Назначьте ответственных лиц для каждой задачи и поставьте им персональные задачи.
  • Отметьте на графике время начала и завершения для каждой из задач (время от начала выполнения каждой задачи до завершения будет выглядеть в виде полосы).
  • Контролируйте сроки выполнения операций, отображенные в графике.

Для крупных задач, выполнение которых требует осуществить ряд действий, данный способ подходит лучше многих. Кроме всего, это отличный способ визуализации протекания всего процесса от начала до результата.

Казалось бы, ну что еще можно придумать для эффективности планирования? Но иногда при использовании уже известных инструментов можно натолкнуться на абсолютно новые и свежие идеи.

Метод приоритетного планирования

Это одна из тех находок, о которой я бы хотел рассказать подробнее. В основе этого метода лежит матрица Эйзенхауэра, которая состоит из четырех квадратов, образованных пересечением двух линий.

Матрица Эйзенхауэра

Каждой задаче в соответствии с этой матрицей присваивается приоритет на основе двух критериев: срочность и важность. Наиболее важными считаются задачи, выполнение которых необходимо для реализации ключевых целей или предотвращает угрозу рабочему процессу. Наиболее срочными признаются задачи, которые потеряют смысл, если не будут немедленно решены.

Схема метода приоритетного планирования

Инструмент для планирования

Как вы уже заметили, ряд методов приведенных выше, предусматривает приоритизацию, как один из шагов планирования. Это закономерно. Мы все хотим быть эффективнее, стремимся делать вовремя то, что наиболее важно. Но как расставить приоритеты физически?

Я часто провожу тренинги по управлению временем. В процессе обучения, мы не раз обращаемся к ежедневникам, которые ведут люди, участники тренингов. Не раз я обращал внимание на то, что в своих ежедневниках напротив некоторых задач мои слушатели пишут «Важно!», либо ставят разные символы – восклицательные знаки, звездочки и прочее. Некоторые, те которые пришли на тренинг с определенной методической базой и знакомы с матрицей Эйзенхауэра,иногда ставят напротив задач буквы, соответствующие приоритетности каждой задачи: A, B, C или D. Слово «иногда» я выделил, потому что большинство людей выделяют приоритеты бессистемно: вспомнил – написал нужную букву, не вспомнил – поставил восклицательный знак (в лучшем случае).

Процедура планирования должна быть простой, приоритизация должна быть неотвратимой, как смена дня и ночи! Но так не происходит, а это означает лишь одно: однажды наступает момент, когда мы прекращаем решать задачи по мере их важности, и начинаем решать задачи по мере их поступления. Знание о приоритетах остается на уровне знаний, навык остается несформированным, привычка не вырабатывается.

Однако решение есть! Жизнеспособность данного решения была проверена в 2015 году на фокус-группе из 176 человек. Все ее участники, применяя метод приоритетного планирования, на протяжении 265 рабочих дней для планирования задач на день использовали специальный бланк (рисунок 3). Приверженцы этого инструмента отметили у него ряд преимуществ:

  • Записи в новом формате визуально стали восприниматься легче (рабочее расписание уже не кажется таким загруженным, как раньше).
  • Стал наглядным баланс задач с разными приоритетами, что позволяет оперативно провести корректировку собственной активности и перенаправить свои усилия на решение того, что действительно важно.
  • Стало проще и удобнее контролировать выполнение задач, которые делегировали своим подчиненным.
  • Приоритизация задач вошла в привычку.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector