Krististudio.ru

Онлайн образование
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как составить тайм менеджмент

Ваш распорядок дня — ключ к вашему успеху

Ключ к вашему успеху — грамотно составленные расписание и правила внутреннего распорядка. Причем это касается не только рабочего пространства, но и вашей частной жизни. Брать статью за истину в первой инстанции не стоит, однако прислушаться к нашим рекомендациям все-таки лишним не будет: всё проверено на себе.

Составляем распорядок дня: незыблемые правила

Итак, с чего начинается порядок в вашем дне? Конечно, со структуры и понимания всех грядущих дел. Потратьте несколько минут на планирование — неотъемлемую часть создания списка дел. Опирайтесь в этом непростом предприятии на несколько следующих правил:

  1. При составлении списка дел учитывайте правило “Лягушки”. Лягушка — это дело, которое вам не хочется выполнять, но очень надо. Так вот эту задачу ставьте в самое начало вашего дня — начинайте именно с нее. Тогда в течение следующих рабочих часов вы сможете больше времени уделять на креативные задания, и ничего не будет висеть над душой.
  2. Составлению списка дел следует уделять по 5 минут утром и вечером. Проснулись, выпили кофе и открыли ежедневник — так выглядит утро продуктивного человека. Запишите по часам все свои дела на день грядущий, а затем спокойно начинайте следовать плану. То же самое перед сном — распланируйте весь завтрашний вечер, а с утра внесите правки в зависимости от положения вещей.
  3. Не более 4 важных дел в день! И это далеко не последнее ограничение для ваших результатов.
  4. На каждое важное дело выделяйте не более часа. Если длительность задачи прогнозируется свыше 1 часа, то следует ее разбить на подзадачи — более мелкие дела, приводящие к достижению главной цели. И опять же: не более 1 часа на каждую задачу!
  5. Оставляйте дополнительные 15 минут на каждую задачу на случай, если выбьетесь из графика. Где-то эти 15 минут будут использованы, а где-то — не пригодятся. В итоге получится временной баланс, к чему каждый из нас так стремится.

С этих правил и начинается наш мануал о том, как правильно составить распорядок дня. Но что еще помимо планирования нам пригодится?

Основы тайм менеджмента для вашего дня

Испугались этого слова? Спокойно! Тайм менеджмент — это не волк, однако схожесть со зверем все-таки имеется: он беспощаден, ведь это контроль за главным нашим ресурсом по жизни — временем.

В крупных компаниях недавно начали создавать позиции тайм-менеджеров, которые занимаются оптимизацией рабочего времени сотрудников. Теперь понимаете, зачем нам это нужно? При помощи управления временем вы не только научитесь грамотно планировать, но и использовать свое свободное время.

Правило 1. Концентрируйтесь на одной конкретной задаче. Не позволяйте никому и ничему вас отвлекать от того дела, над которым трудитесь в данный момент.

Правило 2. Вы уже знаете, как правильно составить распорядок дня. Теперь дело за работой! Строго следуйте вашему плану.

Правило 3. Время составить некие правила внутреннего распорядка вашей жизни. Это может касаться и работы и личной жизни — это неважно, главное следовать им безукоризненно.

Правило 4. Подберите технику тайм менеджмента под себя. Эксперты сформулировали несколько очень интересных и рабочих гипотез, которые помогут вам в решении задач. Сейчас коротко расскажу о некоторых из них, и как только вы отыщите подходящую для себя (ориентируйтесь на продуктивность) — вносите ее в свои правила.

Методы тайм менеджмента: ищем подходящий

Перечислить и рассказать даже кратко о каждой из существующих методик — занятие пустое. Я обозначу самые популярные и, на мой взгляд, эффективные из них, но решать только вам. Итак, какой же метод выбрать для того, чтобы составить правила вашего внутреннего распорядка?

  1. Pomodoro: техника, которая поможет вам сконцентрироваться на конкретном деле. Чередуйте периоды в 25 и 5 минут, где 25 — это рабочее время, а 5 минут — короткий отдых. Затем вас ждет большая пауза длиной в 15 минут.
  2. GTD: в переводе на русский язык метод направлен на приведение ваших дел в порядок. Подробнее о методике смотрите в видео ниже:

Для правильного составления распорядка дня я рекомендую использовать список дел ЛидерТаск — там вы найдете и многие всемирно известные техники тайм менеджмента, реализованные как дополнительные программы.

25 работающих техник тайм-менеджмента

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Читайте также:

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Читайте также:

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

Читайте также:

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Тайм-менеджмент для руководителей

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Тайм менеджмент — грамотное планирование времени

В темпе современной жизни не каждый человек успевает сделать все, что запланировал. Бывает, откуда-то появляются новые дела, необходимые к выполнению, бывает, человек просто не может вовремя взяться за нужное дело, откладывая все на потом. Как правило, дела скапливаются и превращаются в один огромный ком, разгрести который бывает очень сложно.

Тот, кто этим занимается планированием своего времени по своей натуре очень продуктивен . Такие люди работают по максимуму, и в тоже время успевают отдохнуть так, как планировали. Говоря о продуктивности, в свою очередь, можно говорить только о результате, а не самом процессе.

Если высокая производительность как результат заинтересуют Вас, то смело приступайте к освоению тайм-менеджмента. Большинство ваших знакомых и друзей тратят время впустую, потому что они так и не решились на освоение этого навыка.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это ряд правил о том, как нужно обращаться со своим временем, чтобы все успевать. В сутках 24 часа, но, если уметь грамотно расписывать свободное и рабочее время и отводить минуты на нужные, доминирующие дела , несложно заметить, как часы в сутках увеличатся вдвое. Тайм-менеджмент – первый шаг к саморазвитию и самосовершенствованию, ведь умение управлять своим временем делает каждого человека владельцем своей собственной жизни.

Если вы чувствуете, что способны к успеху, эффективности в работе и в личной жизни, то смело пробуйте привить к себе основы контроля времени. Ничего изобретать не надо. Всё уже сделали и обработали профессионалы. Вам остается лишь повторять до полного усвоения. Одним из самых важных секретов персональной продуктивности является грамотное распределение времени. Если Вы твердо решили перестать быть заложником карьеры, то на помощь вам придёт тайм-менеджмент.

Люди, которые добились успеха в жизни систематически, ежедневно уделяют время планированию, причем отводят на это дело не получаса. Если человек хочет повысить свою эффективность, улучшить показатели по производительности, то ему нужно каждый день уделять внимание планированию, чтобы стремиться к тому, чтобы управлять своей жизнью, как мечтой.

Существует ряд простых правил, которые сделают планирование более осмысленным и эффективным, а это:

Записывать цели на бумаге. Когда человек пишет от руки он лучше усваивает написанное, поэтому в школе просят делать конспекты. Важно осознавать одну простую истину — существует только та цель, что указана на бумаге.

Список необходимых к выполнению задач. Если такового не имеется, то и смысл тайм-менеджмента отпадает. Люди тратят время впустую только потому, что не представляют, чем будут заниматься и зачем. Нужно знать, что и когда следует сделать — такова аксиома успеха.

Работа со списком. Указывается рейтинг дел на день. Это очень важно, потому что в процессе объяснения себе причины, по которой какое-то из дел ставится высоко в рейтинге человек осознает истинную значимость какого-либо дела для себя. 25% — таков показатель улучшения эффективности после работы со списком дел. И это только начало изменений. Работа над распределением приоритетов среди дел улучшает жизненный взгляд, человек спустя какое-то время начинает более остро ощущать, чего хочет от жизни. С этого момента его списки меняются — теперь они направлены на воплощение мечты.

Вычёркивание. Выполненные задачи должны быть вычеркнуты, это сделает список живым. Будет разница между выполненными задачами и еще не выполненными. Такой подход позволит увидеть, сколько человек хочет сделать и сколько в действительности может. Вычёркивание прибавляет энтузиазма — конечно, гора с плеч не падает, может быть, впереди ещё много дел, но по камешку с плеч всё же падает, когда человек отмечает, что уже выполнил что-то.

Разделение. Сложные задачи следует делить на маленькие. Конечно, всем хочется верить, что можно свернуть горы за один день, но это не так. И те, кто знает, что это не так — успешные люди. А всё почему? Ответ прост. Они знали, что есть сложные задачи, для выполнения которых нужно много времени и сил, а потому разделили задачу на много маленьких задачек, и выполняя по чуть-чуть ежедневно, верно и неуклонно шли к цели. Другие пытались за день всё успеть, но увы… и бросали начатое.

Рамки. У каждой задачи должны быть чётко сформулированные рамки. Откладывание задачи на неопределенный срок недопустимо. Иногда приходится осознать, что есть вещи, которых мы никогда не сделаем. это лучше, чем откладывание на неопределённый срок.

Убирание. После составления списка по рейтингу важности по мере убывания из конца списка нужно убрать два дела. Укороченный список и будет реально выполнимым.

В любом случае большинство дел придётся вычеркнуть, многие не удастся выполнить, а есть и такие, манящие своей простотой, однако не выполнимые, которые придется откладывать. Это нормально. Тайм-менеджмент меняет человека в лучшую сторону, делая его эффективным и организованным. И успешным, со временем.

Как научиться управлять своим временем?

Есть простые вещи, которые помогут человеку стать организованным и ответственным за свое время:

1. Наличие ежедневника.

Многие современные люди пренебрегают этим пунктом, считая, что способны запомнить все и без записей в тетради. Однако в конце дня многие из них осознают, что забыли выполнить важное дело. Записи в ежедневнике помогут сформулировать и поставить перед собой определенные цели и задачи, результаты работы и нужные сроки выполнения.

Для некоторых людей ведение ежедневника становится своеобразным хобби, и они тратят несколько минут времени для красивого оформления, что так же является одним из путей запоминания информации, занесенной в органайзер.

На каждую цель, которую человек выбирает для достижения, нужно ставить временные рамки. Например, потратить десять минут на разминку, час на физические упражнения, час на прогулку в парке, шесть часов на работу, два часа на чтение книги и так далее. Подробное расписывание задач также поможет увидеть шаги к заданной цели. Так, допустим, для того, чтобы привести себя в форму, нужно бегать, заниматься другими кардионагрузками, посещать спортзал и тому подобное. Расписывание путей, которые ведут к цели – первый шаг к успеху.

Важно помнить, что помощь способна облегчить жизнь. Не нужно стараться выполнить все дела самостоятельно, находясь в постоянном завале и не успевая ничего сделать. Можно делиться своим временем с другими: родственниками и друзьями. Например, некоторые запланированные дела могут помочь сделать дети.

4. Социальные сети.

В современном мире социальные сети играют важную роль для человека, и он проводит в них свое свободное время, а порой даже забывает о важных делах. Не нужно ставить табу на таком времяпрепровождении, но необходимо оценить ситуацию со стороны, например, записывать, сколько часов в день уходит на социальные сети, а затем сократить количество времени, потраченного впустую. Важно помнить, что человек не замечает, как бесцельное времяпрепровождение способно сбить с назначенного курса и помешать двигаться в верном направлении.

Знание основ тайм-менеджмента способно значительно облегчить жизнь. Ведение ежедневника не должно превратиться в скучное занятие. Человек не должен насильно заставлять себя заполнять свой ежедневник, для него это должно превратиться в интересный способ успевать выполнить все задуманные дела и достигать поставленных перед собой целей. Жизнь скоротечна, и не всегда человек получает удовлетворение от выполненных в срок заданий. Что уж говорить о недостигнутых целях – саморазвитие и самоутверждение в обществе без этого просто невозможно.

Меньше времени на социальные сети, больше времени на семью, друзей и себя – таковы принципы правильного тайм-менеджмента, рассчитанного на рациональное и эффективное распределение свободных минут.

Copyright © 2017 Все права защищены. Копирование материалов сайта без указания источника — запрещается.

Читать еще:  Тайм менеджмент статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector