Krististudio.ru

Онлайн образование
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Хронометраж тайм менеджмент

Эффективность – второе имя: как провести хронометраж

Кто-то умный сказал, мол, существует немало способов убить время, но нет ни одного средства, способного его возродить. Похоже на правду, учитывая постоянную нехватку ценного ресурса. Мы планируем, стараемся придерживаться графика, но все равно многое не успеваем. Хорошая новость – все в наших руках. Специалисты по тайм-менеджменту настоятельно рекомендуют овладеть искусством хронометража. Предлагаем познакомиться, что это за зверь, и с чем его едят.

Простыми словами хронометраж – система учета времени. Мы записываем каждое событие и количество затраченного на него времени. На первый взгляд занятие бесполезное и нудное. Но при детальном рассмотрении оно способно кардинально изменить нашу жизнь. Каким образом? Хронометраж позволяет:

• узнать, куда уходит время, структурировать его;
• найти ресурсы для действительно важных дел;
• исключить несущественные занятия в угоду значимым;
• понять, какова моя личная эффективность и как можно ее повысить;
• более эффективно планировать дела, повысить мотивацию;
• начать чувствовать время посредством постоянного вопроса «Чем я сейчас занят?»;
• внести гармонию во все аспекты действительности, будь то рабочие моменты или личная жизнь;

В конце концов, хронометраж занимается нашим воспитанием. Нет смысла обманывать «личное дело», куда вносится информация. Да и какой толк приписывать лишние минуты выполнению основной работы, если по факту ты буксуешь на месте…Конечно, есть соблазн прекратить учет времени и никогда больше им не заниматься. Но второй путь – стать продуктивным человеком, добивающимся целей, более привлекателен. Пойти по правильной дорожке возможно, лишь когда мы осознаем свои слабые места, берем их «в оборот» и повышаем эффективность.

Как провести хронометраж? Система элементарна:
1) в Excel составляем таблицу, если часто находимся рядом с компьютером, или делаем записи в блокнот;
2) в каждом интервале (например,15 минут) записываем свои действия, не забудем указать и время их окончания.

Конечно, сами по себе сухие цифры не несут практической пользы. Гораздо интереснее выводы, которые мы сделаем после анализа хронометража. Сначала задайтесь вопросом: «Что мне интересно выяснить?». Сосредоточиться можно на разных моментах. Например, хотим понять, сколько мы уделяем внимания основной работе. Как можно повысить эффективность? Откуда взять свободные минуты? Как много времени тратим впустую (соцсети, дружеская болтовня, просмотр телевизора и т.п.)? В конце концов, можно понять, сколько часов вы занимаетесь тем, что действительно важно.

Характер обработки данных оставьте на свой выбор. Кому-то удобнее записывать на бумаге, другой предпочтет файл на компьютере, третьему проще обрабатывать информацию в специальных приложениях. Общее одно: нам нужно рассмотреть каждое действие и расходы на него с точки зрения нескольких категорий. Остановимся на элементарном делении:

1. поглотители времени (действие не несет практической пользы);
2. текущие дела (поддержка нашего привычного уровня жизни);
3. стратегические задачи (то, что поможет нам стать лучше).

После рассортировки задач делаем выводы. Кто-то удивится, сколько времени уходит на телефонные разговоры и просмотр новостных лент в интернете. Другой будет пребывать в состоянии шока: думал, что работает над важным проектом, а по факту уделил ему лишь час «чистого» времени. Третий моментально изыщет время на занятия спортом в ущерб неважным делам.

Чувствуете? Это запах светлых перспектив витает в воздухе! Чтобы провести хронометраж эффективнее, учтите еще несколько моментов.

Во-первых, делайте записи каждый раз, как переключите внимание. Одно дело, когда вы пишите отчет без пауз, в течение 1,5 часов. И совсем другой разговор, когда за время написания вы дважды отлучались попить чай, поболтали по телефону и сходили в соседний магазин.

Во-вторых, в учете времени отражаем каждое событие, занявшее у нас более 3 минут.

В-третьих, не ругайте себя за забывчивость, особенно на первых порах. Главное сейчас – сформировать привычку вести учет. Вспоминайте по памяти, что делали последние пару часов. Не помните – так и напишите.

В-четвертых, достаточное время для получения ценных выводов – неделя. Данных этого промежутка достаточно, чтобы сделать выводы.

Техника хронометража – занятие полезное и увлекательное. Это не только ваше умение с арифметической точностью высчитывать временные затраты. Зачастую учет времени выступает тем волшебным «пенделем», источником стресса, заставляющим пересмотреть реальность. Познакомившись с подобной техникой однажды, есть риск уже не вернуться к привычному для нас укладу жизни. Б. Франклин сравнивал растрату времени с наибольшим преступлением, подвластным нам. Так давайте же перестанем уподобляться «преступникам».

Хронометраж. Первый шаг в освоении тайм-менеджмента

Шаг первый

— Как вы провели ваш сегодняшний день?

— Ну, пару часов посмотрел сериал, часик в соц сетях «позалипал», 6 часов работал, вечером кушать готовил час.

Такой ответ имеет погрешность 124%. Дело в самой человеческой природе и восприятии времени. Если быть точнее, то вы наверняка замечали, что время может тянуться по-разному, в зависимости от дела, которым вы занимаетесь. Например, соц.сети и сериалы могут показаться двадцатью минутами, когда на деле вы потратили на них 3 часа. А работа над каверзной и нежеланной задачей на работе может показаться целой бесконечностью, когда на самом деле вы потратили на нее 40 минут. Если копнуть еще глубже, то, на секундочку, а вы точно на работе на соцсети не отвлекались?

Вот тут мы и применяем хронометраж.

Кто такой Хронометраж?

Хронометраж это когда вы записываете все свои дела и затраченное на них время по минутам. Будем знакомы!

— Сходил в магазин — 10 минут

— Позвонил Васе, пообщались про проигрыш нашей сборной по хоккею — 20 минут

— Завтракал 15 минут

— Смотрел Youtube, пока собирался на работу — 50 минут

— Поработал над статье в блог — 40 минут

Даже если вы будете записывать ваш хронометраж с погрешностью на 5 минут, данные все равно будут очень полезны.

Как долго этим заниматься?

Кто-то занимается этим всю жизнь. Но обычной недели будет достаточно чтобы понять на что вы тратите лишнее время.

Вы будете удивлены количеством времени, которое тратите впустую.

В результате часто можно понять, например, что выходить по выходным и оставаться работать сверхурочно вам приходится из-за того, что реально работой вы занимаетесь только 2-3 часа в день. Теперь вы знаете свои слабые места и можете над ними работать.

Примеры

Это — Вася. Он рос в большой семье с тремя братьями и сестрой. Родители много времени проводили на работе, чтобы прокормить семью. Вася средний ребенок, поэтому ему всегда приходилось маневрировать. И работать по 10 часов в день 6 дней в неделю Вася считает естественным. Хотя и сам этим не очень доволен, так как свободного времени остается мало.

Василий записывал хронометраж в течении трех рабочих дней, а потом забросил. И так времени не хватает, а еще и это. На выходных, он копался в телефоне и случайно наткнулся на свои заметки. Ему стало интересно. И. О, чудо! Он заметил, что его слабое место это разговоры по телефону.

Вася экстраверт и болтун. Многие экстраверты, теряют контроль над временем, когда им выдается возможность поблотать. Неудивительно, что что он тратил на «рабочие» разговора по 3 часа в день. Ведь на самом деле Вася, из трех часов в день, два обсуждал игру нашей сборной по хоккею.

Читать еще:  Менеджер задач с календарем

Что делать Васе?

Всем своим друзьям и партнерам нужно объявить, что предпочтительный способ связи — это электронная почта.

Когда же звонок всё-таки необходим, то, как минимум, он будет запланированным. Это значит, что Вася заранее может подготовить список пунктов, которые необходимо обсудить и вычеркивать их по мере готовности. Кроме того, необходимо учиться быть кратким. Делать это намного проще, когда разговор планируется заранее. А когда все пункты в списке закончились — разговор закончен.

Интересно, как потратит Василий появившиеся из неоткуда два дополнительных часа в день.

Ксюша

Ксюша работает не покладая рук, но времени почему-то все еще не хватает. Ксюше даже пришлось сократить свой обеденный перерыв на 30 минут. Недавно Ксюше сделали предложение. Теперь нужны средства на свадьбу, и Ксюша готова работать без выходных, лишь бы сделать максимально много работы и получить больше денег.

Ксения — девушка настойчивая, поэтому решила изучать тайм-менеджмент. И начала она с хронометража. Проведя неделю записей, она выясняла в чем ее проблема.

Дело в том, что подружки очень рады событию в жизни Ксении и постоянно скидывали ей места для свадьбы и другие свадебные финтифлюшки. Сами по себе, уведомления не забирают много времени. Но что-же с ними не так?

По ощущениям Ксюши она тратит не больше 3 минут на отвлечение. На практике же выяснялось, что 2 часа 43 минуты в день она тратит на уведомления. Кроме того, было замечено что аналогичные задачи в случае получения уведомления выполняются, в среднем, на 20 минут дольше, не считая времени затраченного на социальные сети.

Во-первых, постоянные уведомления сбивают концентрацию, а значит на задачу времени тратится больше чем действительно нужно. А во-вторых, после каждого уведомления Ксюша заходит посмотреть, что ей скинули, потом еще полистать пару постов в ленте, отписаться подружкам и вернуться к работе.

Что делать Ксюше?

Решение на поверхности. На время работы отключать все уведомления в социальных сетей, и отвечать на них только в полноценный обеденный перерыв или после работы.

Поздравляем с предстоящей свадьбой!

Артем

Артем предприниматель. Свое свободное время он любит тратить с друзьями. Вдвойне приятней, если это проходит в ресторане, ведь поесть Артем тоже очень любит. Одна проблема только у Артемия, времени не хватает. Встречи постоянно, дела-дела. Хотелось бы больше свободного времени, но не работая бизнес не сделаешь.

Артем тоже начал заниматься Хронометражем, но со временем не густо. То просто забывал из-за срочных дел, иногда со встречи на встречу. Записав с перебоями 5 дней Артем сел однажды ночью и удивился.

Так как своего офиса у Артема нет, вроде и не нужен, то он каждый день ездил на встречи на своем автомобиле. Затраты на это конечно были заложены. Обычно встречи проходили на нейтральной территории. Например, в кафе.

Вот и получается, что четыре из двенадцати рабочих часов Артем тратит на дорогу. А еще два часа на пустые разговоры в кафе. Атмосфера распологает.

Что делать Артему?

Прикинув все, Артем понял, что каждая встреча обходится ему, в среднем, в 300 рублей. В день он проводит четыре-пять встреч. Плюс транспортные расходы 15000 рублей в месяц.

Итого, только на встречи, Артем тратит в месяц лишних 180 часов и 51 тысячу рублей. Он принял решение, что выгоднее снимать офис и приглашать всех клиентов к себе. Таким образом встречи будут больше по-делу, а не про покушать, и в день он сможет проводить на две встречи в день больше. Но Артемий пошел дальше и нанял себе секретаря, которого просит раз в месяц предоставлять отчеты по потраченному им времени. Теперь Артем точно знает, как непродуктивен он был раньше. А ведь это только одна и самая простая методика тайм-менеджмента.

Что использовать для Хронометржа?

Вариант 1. Ручку, записную книжку и часы.

Вариант 2. Диктофон

Вариант 3. Различные календари

Вариант 4. Приложение Weeek.

Оно идеально не только для командного планирования и управления проектами, но и для личных дел. Когда вы только регистрируетесь, первое, что вы видите — это личный календарь с возможностью записей, установкой даты и времени задач и их продолжительностью. И это не спроста. Кстати, это так же удобно для планирования предстоящих дел.

Итого

Нельзя управлять тем, что нельзя измерить.

Тайм-менеджмент простыми словами. Хронометраж

Хронометраж — это первый шаг в освоении тайм-менеджмента. Как первичный осмотр пациента, который даст пусть грубый, но диагноз. Покажет, к какому врачу идти дальше. Чаще всего придётся идти к «хирургу»:)

На что вы тратите своё время в течение дня?

Хм… Часок на социальные сети, часа четыре на работу, часок на готовку пищи. Погрешность таких ответов будет процентов 300! Почему так?

Дело в том, что ощущение времени субъективно. Игры, социальные сети, ролики на YouTube – это затягивает. И время летит быстро. В то же время работа над скучнейшим отчётом может длиться всего 20 минут, а покажутся вечностью.

Время, которое мы тратим на полезные занятия, мы склонны преувеличивать. И наоборот, вред пожирателей времени мы преуменьшаем. То есть ошибка всегда идет во вредную сторону.

Тут нам и поможет хронометраж!

Хронометраж — это?

Вы ходите и записываете, чем занимаетесь и как долго. Весь день.

  • позвонил Васе — говорили про футбол — 15 мин;
  • сходил за хлебом — 10 мин;
  • читал Лайфхакер — 40 мин;
  • программировал базу данных — 50 мин.

Погрешность

5 минут – более чем достаточно.

Даже грубый хронометраж крайне полезен.

Как долго этим заниматься?

Конечно, есть люди, которые ведут хронометраж всю жизнь. Но я, например, так не делаю.

2-3 дня — этого достаточно для того, чтобы…

… получить общую картину!

Да, вы получите чёткую картину того, что с вами происходило, как распределялось ваше время.

Вы увидите, сколько РЕАЛЬНО времени вы тратите на:

  • социальные сети;
  • игры;
  • звонки;
  • приготовление пищи;
  • чтение;
  • «зомбоящик»;
  • спорт.

Вы увидите, сколько вы РЕАЛЬНО работаете.

В 100% случаев человек удивляется, глядя на эти результаты. Или ужасается. Это ещё лучше. Зато теперь он знает свои слабые места. Это самое главное!

Как все это использовать?

Я в своё время увидел, что моё слабое место — телефонные звонки.

Я экстраверт и болтун. Многие экстраверты, когда болтают, теряют чувство времени. Неудивительно, что я тратил 1-2 часа в день на пустой трёп.

Я предпринял следующие шаги:

  1. Всем своим друзьям и партнерам я объявил, что предпочтительный способ связи — это электронная почта.
  2. Когда звонок всё-таки необходим, я готовлюсь к нему: составляю основные пункты беседы, список вопросов. Когда сажусь разговаривать — шпаргалка под рукой.
  3. Учусь быть кратким. Помогают опять-таки шпаргалки разговоров. Ты просто бежишь по всем подготовленным вопросам. Когда они заканчиваются, время прервать разговор.

Что использовать для хронометража?

  1. Блокнот, карандаш и часы. По ходу дня набрасываем туда все наши занятия.
  2. Диктофон. Этот вариант использовал я, как самый большой пропагандист использования диктофона.
  3. Различные сервисы и гаджеты. Мы живём в эпоху Big Data. Появляется всё больше гаджетов, отслеживающих нашу активность, которые нафаршированы различными датчиками. Думаю, лет через пять можно будет хронометраж вести полностью на автомате. И в конце дня получать красивый отчет-диаграмму с распределением наших занятий в течение дня. А пока можно установить программу RescueTime.
Читать еще:  Программы для smm менеджеров

Итого

Нельзя управлять тем, что нельзя измерить.

С чего начать строить свой тайм-менеджмент? С хронометража!

С этим справится даже девятиклассник.

Пишите в комментариях!

А вы проводили хронометраж? Сколько времени тратите вы на социальные сети, на телевизор и т.д.?

Цикл статей «Тайм-менеджмент простыми» словами завершён!

Управлять временем просто, если знать эти правила и техники тайм-менеджмента

Высокий ритм жизни и постоянная нехватка времени вызывают стресс и даже депрессию. Чтобы научить сотни тысяч людей следовать распорядку дня и успевать задуманное, в 1970-х гг. был придуман тайм-менеджмент.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это набор правил, которые помогают распределять и планировать время. Его главная цель – увеличить продуктивность. Когда вы умеете грамотно управлять временем можно многое успеть, делать работу эффективнее, а домашние дела быстрее.

Сначала тайм-менеджмент был нужен только в работе. Но потом стало понятно, что любая личная цель – тоже проект, который развивается по таким же принципам. Поэтому сейчас есть семейный, женский и даже детский тайм-менеджмент.

Техники и методы тайм-менеджмента

1. «Матрица Эйзенхауэра»

Дуайт Д. Эйзенхауэр – 34-й президент США, который говорил: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Его матрица сортирует дела на второстепенные и главные. Метод подходит тем, кто может разделить задачи на эти четыре группы:

  • Срочные и важные – их нужно сделать немедленно.
  • Важные, но не срочные – решите, когда вы будете это делать, и установите точную дату.
  • Срочные, но не важные – делегируйте их.
  • Не срочные и не важные – оставьте это на потом.

2. Метод «Помидора»

Метод назван в честь кухонного таймера, который сделан в виде помидора. У него есть несколько принципов, которые, помогают эффективно выполнять задуманное:

  • Поставьте задачу, которую нужно сделать.
  • Установите таймер на 25 минут.
  • Работайте и не отвлекайтесь.
  • После каждых 25-и минут сделайте перерыв 5 минут.
  • После каждого 4-го «помидора» отдохните 15-30 минут.
  • Работайте в таком режиме пока задача не будет выполнена. Если появляются мысли о других делах, которые вас отвлекают, записывайте их, чтобы вернуться к этому позже.

3. Пирамида Франклина

Система планирования целей разного масштаба (от глобальных к ежедневным). В фундаменте пирамиды – главные жизненные ценности. Дальше идёт глобальная цель. Если ваша основная ценность богатство, то глобальной целью будет сделать бизнес-империю.

Чтобы достичь этого, нужен генеральный план – третья ступень пирамиды. После идёт долгосрочный план на 3-5 лет. За ним идёт краткосрочный на 1-12 месяцев. В конце пирамиды план на день и неделю.

4. «АБВГД»

Метод постановки задач по приоритету:

  • А — важные и срочные дела, которые нужно обязательно сделать.
  • Б — дела, которые можно отложить, но тоже надо сделать.
  • В — незначительные задачи, которые можно не делать.
  • Г — то, что необходимо делегировать другому.
  • Д — задачи, которые удаляются из списка.

5. Техника управления временем «Хронометраж»

Вид тайм-менеджмента, где надо записывать все действия и фиксировать потраченное на них время. Хронометраж покажет, сколько вы сидите в социальных сетях, разговариваете по телефону, работаете, общаетесь с друзьями или читаете.

Техника помогает выявить «временные пробелы», о которых вы даже не подозревали. Проводите такой эксперимент 2-3 дня. Этого будет достаточно, чтобы получить общую картину.

6. Метод «Съешь лягушку»

«Съесть лягушку» – значит сделать небольшую, но неприятную задачу, которую вы постоянно откладываете. Например, звонок дальнему родственнику, разговор с руководством, уборка квартиры. Такие маленькие дела постепенно накапливаются, заставляют нас прокрастинировать, отвлекая от больших задач.

Суть метода в том, чтобы разбираться с ними в первую очередь, «съедать лягушку» быстро. Отводите на это два часа в неделю или решайте по одному каждое утро.

7. « Найденное время»

Техника выполнения небольших заданий при первой появившейся возможности. Выделите заранее 5-10 маленьких дел, на которые у вас не хватает времени, и будьте готовы сделать их, когда появится свободное «окно».

8. Метод «швейцарского сыра»

Решение дел в произвольном порядке. Когда перед вами стоит трудная задача, проще начать с небольших шагов, которые кажутся более лёгкими. Например, если вы пишете презентацию, начните с картинок или оформления заголовков, а потом займитесь текстом. Вы как бы выедаете много маленьких дырок в одном большом куске сыра.

9. Закон Парето

Парето – итальянский экономист, который заметил, что 20% наиболее жизнеспособных стручков гороха дают в его огороде 80% урожая. На основе этого он сформировал закон – «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

Позже это стало подтверждаться в других сферах жизни. Бизнесмены говорят, что 80% прибыли они получают только от 20% клиентов.

Принцип Парето призывает найти «центральный узел», то, на чём нужно концентрироваться. Понимая свои «узлы» легче уделять время главному, и меньше работать над второстепенным.

10. «Формула 10-3-2-1-0»

Продуктивность зависит от уровня настроя и самочувствия. Метод 10-3-2-1-0 помогает подготовиться ко сну и сохранять бодрость в течение следующего дня. Здесь вы постепенно отказываетесь от отвлекающих факторов.

  • За 10 часов до сна откажитесь от кофе.
  • За 3 часа от еды и алкоголя.
  • За 2 часа от работы.
  • За 1 час выключите все гаджеты.
  • 0 — количество нажатий на кнопку «отложить» у будильника.

Правила тайм-менеджмента

1. Составляйте списки дел

Основа управления временем – это планирование всех крупных и мелких задач. Фиксируйте всё, что вы задумали на день/неделю/месяц, чтобы не расставлять приоритеты в уме. Делать это можно на бумаге или Excel, но удобнее – в мобильных приложениях .

Чтобы выполнять дела быстрее, указывайте напротив каждого время нужное для его реализации. Но помните, что планировать – не значит расписывать всё по минутам и стрессовать, когда реальность не совпадает с задуманным.

2. Ставьте чёткие цели

Грамотная постановка цели поможет определить точный вектор. В работе лучше ориентироваться на основные показатели эффективности, чтобы не давать расплывчатых планов на неделю, квартал или год. Правильная цель звучит так – увеличить посещаемость сайта на 20% за три месяца.

Личные цели тоже должны быть измеримыми и достижимыми, например, накопить 200 тысяч на отпуск за полгода. Поэтому откажитесь от задач вроде «стать лучше» или «обойти конкурентов».

3. Выполняйте цели поэтапно

Многозадачность – главный враг тайм-менеджмента. Не пытайтесь делать всё сразу. Важнее понять, какая из задач приоритетнее и когда вы сможете выполнить её быстрее.

Делайте всё последовательно, разбивайте крупные цели на маленькие шаги, чтобы успевать сосредоточиться и плавно переключаться. Работайте регулярно и последовательно. Если поставили цель выучить английский язык, то шагом будет запоминать по 30 новых слов каждый день.

Исключение составляет тайм-менеджмент для родителей, когда некоторые дела можно выполнять, общаясь с детьми (например, убираться и при этом рассказывать сказки).

4. Меньше отвлекайтесь

Один из главных навыков тайм-менеджмента – концентрация . Выделите конкретное время для продуктивной работы. Попросите, чтобы коллеги или семья «забыли» о вас на этот срок. Отключите уведомления на телефоне в тех чатах, которые не важны для работы.

Отводите на звонки и скроллинг в сети ограниченное время. Например, 40 минут утром, чтобы почитать новости, 30 минут в обед для общения с близкими, полтора-два часа вечером на интересный контент, для разгрузки мыслей.

Читать еще:  Комьюнити менеджмент в соц сетях что это

Для эксперимента сделайте несколько «разгрузочных» дней, когда совсем не будете заходить в соцсети.

Зарегистрируйтесь на Rescuetime.com . Этот софт показывает, какие сайты «пожирают» ваше время больше остальных.

Если наткнулись на интересную статью, установите расширение Getpocket . Оно сохранит интересный текст или видео, которые можно посмотреть после работы.

5. Организуйте рутинные дела

Эффективность зависит от того, что вас окружает. Поэтому сделайте своё пространство удобным и оптимизируйте рутину. Напишите себе текстовые шаблоны на однотипные вопросы от клиентов, а договора храните в отдельной папке на рабочем столе, чтобы быстро проверить информацию.

Создайте резервные копии наработок и держите их в облачном хранилище. Остальные документы тоже дублируйте в онлайн, чтобы посмотреть их в любой момент.

6. Делегируйте

Чтобы быстро выполнить задачу, которую вам поставили на работе, делегируйте её «звенья» другим. Не стесняйтесь делить обязанности с коллегами, если вы работаете над общим проектом, и не убивайтесь круглосуточно из-за перфекционизма .

Этот же пункт хорошо работает для мам, которые не хотят просить помощи у своих партнёров или боятся доверить им ребёнка.

7. Научитесь говорить «нет»

Управление рабочим временем не терпит всевозможных «вампиров» – дел, к которым не лежит душа. Когда что-то кажется нецелесообразным, не бойтесь отказать людям с их проектами, предложениями и даже просьбами. Чтобы остаться вежливым, используйте фразы:

  • «Твоё предложение звучит любопытно, но у меня очень много дел». Этой фразой вы выражаете интерес, даёте понять, что предложение хорошее, но поучаствовать в нём не сможете. Вряд ли подойдёт для родных, а для малознакомых людей сработает хорошо.
  • «По правде говоря, я не сильно в этом разбираюсь, попробуй спросить у Назара. Он здесь профи». Если у вас правда мало опыта в конкретном вопросе порекомендуйте другого человека. Так вы освободите себя от лишних задач и поможете с просьбой.
  • «Этого я не смогу сделать, но зато помогу тебе с этим…». Фраза, которая даёт уйти от навязчивых идей и выбрать самому то, что вы готовы сделать.

8. Ведите ежедневники

Фиксировать надо не только грядущие дела, но и мысли, а также задачи, которые не входили в планы.

Так легче понять, куда потратить свободное время и не забыть важное. В ежедневнике спрашивайте себя: что нужно успеть? что может помешать? как определить, что день был успешным?

Для записей подойдут обычные «заметки» в смартфоне – это намного быстрее, чем писать от руки в бумажном дневнике.

9. Следуйте «биоритмам»

Живите в гармонии со своим организмом. Делайте сложные задачи, когда мозг наиболее продуктивен (даже если пик работоспособности попадает на час ночи).

Пользуйтесь специальными мобильными приложениями , которые могут разбудить вас, определить лучшее время для сна и проанализировать его.

10. Хвалите себя

Чтобы мотивация сохранялась, поощряйте себя. Упражнения по тайм-менеджменту бессильны, если делать их сквозь зубы, лишив себя положительных эмоций.

Выберите вещь или услугу, которая принесёт удовольствие, когда планы будут выполнены: от шоколадки до путешествия в выходных. Фиксируйте в заметках успехи, выписывайте достижения и подводите итоги дня/недели/месяца.

Особенно это важно в рамках тайм-менеджмента для женщин, которые в быту забывают, что забота о себе – тоже часть вклада в семью.

Куда уходит время: эффективная техника тайм-менеджмента

Бесцельный интернет-серфинг, сериалы, мессенджеры, беседы с коллегами у кулера — маленькие воришки, которые незаметно крадут у нас время. В итоге для нас неожиданно наступает дедлайн, мы не понимаем, как пролетела неделя. Кто-то успевает работать, проводить время с семьей и друзьями, заниматься хобби, а кто-то не справляется даже с одной областью своей жизни. А ведь у каждого из нас в сутках 24 часа.

Тайм-менеджмент — это искусство управления собственным временем, и при желании мы можем успевать все, что захотим. Расставив приоритеты и уделяя внимание важным вещам, можно научиться рационально распоряжаться собственными временными ресурсами. Чтобы понять, куда утекают драгоценные минуты и даже часы, попробуйте технику «Хронометраж».

Техника полного хронометража

Возьмите карманный блокнот и носите его с собой, чтобы делать записи в течение дня. Конечно, можно использовать заметку в смартфоне, но записи от руки более эффективны. Это обусловлено тем, что когда мы пишем руками, мы активнее концентрируемся на текущей деятельности, а заметки в смартфоне делаем скорее на автомате. Итак, первым шагом необходимо записывать все свои дела в течение дня, как только вы переключаетесь с одного на другое. Записывайте интервалы в формате «начало–конец деятельности», например:

  • 13:30–14:00 совещание с коллегами по проекту;
  • 14:00–14:30 составление отчета о совещании;
  • 14:30–14:45 проверка почты и соцсетей.

Ведите записи каждый день, пока это не войдет в привычку. Через некоторое время вы начнете записывать на автомате и тогда сможете четко проанализировать свой день. В конце дня посмотрите на свои записи и напротив каждого пункта обозначьте «полезность» дела.

Вторым шагом необходимо определить цели, которых вы хотите добиться благодаря этой технике. Выявите собственные цели, например, хотите ли вы больше времени уделять здоровью и физическим нагрузкам, меньше зависать в соцсетях, выучить иностранный язык, перестать доделывать проекты в последний день. Распишите эти цели и соотнесите с показателями времени из своей таблицы, например:

  • Цель: здоровье и спорт — Показатели: сколько времени в день/неделю вы тратите на тренировки.

Третьим этапом необходимо составить график, на котором отражено «полезное время» и «воришки» — для этого мы в первом шаге писали, куда у нас вообще уходит время. Такой график позволит увидеть, откуда мы можем взять недостающее время на наши цели. Далее останется только перераспределить то самое «недостающее» время с бесполезных действий на достижение цели.

Сокращенный хронометраж

Этот метод позволяет оценить собственные временные ресурсы, которыми мы обладаем, чтобы в дальнейшем правильно распределить их для достижения своих целей. Это аналитическая работа, которая тоже представлена наглядно. Определите цель и запишите следующие данные в таблицу:

  1. Ваш возраст — количество полных лет.
  2. Ваш возраст, в котором планируется достижение цели.
  3. Общий запас времени до достижения цели: вычитаем из пункта 2 пункт 1.
  4. Разбиваем общий запас на количество суток: пункт 3 умножаем на 365.
  5. Определяем среднее время сна в сутки, округляем до часов.
  6. Считаем количество продуктивного рабочего времени в сутки без учета тех дел, которые несовместимы с достижением цели. Например, бытовые дела не получится совмещать с изучением языка, а вот время, проведенное в транспорте, может быть использовано для этого.
  7. Выделяем конкретный запас времени на достижение цели — количество суток (п. 4) умножаем на продуктивное время (п. 6).
  8. Теперь, понимая количество часов, мы можем распределить их в зависимости от нашей цели. Разбиваем достижение цели на этапы и встраиваем в свое расписание.

Тайм-менеджмент помогает нам распоряжаться своими ресурсами, однако просто наглядного понимания недостаточно, чтобы наверняка добиться желаемого. Целеполагание — отдельный навык, который нужно тренировать. Курс целеполагания от Викиум основан на проверенных методиках, он состоит из 6 уроков, которые включают видеотеорию и практические занятия для отработки. Распоряжайтесь своим временем правильно и всегда доводите начатое до конца!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector